Fachpublikum erreichen
Unternehmen, Hotels und Veranstaltungsstätten, die einen effizienten Tagungsraum einrichten möchten, sollten sich unsere Tipps nicht entgehen lassen.
Tagungsräume finden sich inzwischen nicht mehr nur in Hotels und eigens dafür konzipierten Tagungsstätten. Auch immer mehr größere Unternehmen veranstalten Tagungen - sowohl mit Teilnehmern aus den eigenen Reihen als auch mit externen Gästen. Ein gut geplanter und modern ausgestatteter Tagungsraum wird den Anforderungen aller Teilnehmer gerecht.
Eine moderne Tagungsraum Ausstattung mit bedarfsgerechter Technologieintegration fördert effektive Präsentationen und einen verständlichen Wissenstransfer. Eine flexible Einrichtung ermöglicht es außerdem, verschiedene Veranstaltungsformate zu unterstützen. Ergonomie und Komfort fördern die Produktivität und das Wohlbefinden der Teilnehmer. Und eine ästhetische Gestaltung schafft eine positive Atmosphäre, in der sich Tagungsteilnehmer stärker einbringen.
Wenn Sie einen Tagungsraum einrichten möchten, finden Sie auf dieser Seite eine Reihe nützlicher Informationen und Tipps dazu. Lesen Sie, wo die Herausforderungen liegen, wie Sie diese meistern und wie TASTEONE Unternehmen, Hotels und andere Tagungsstätten bei Bedarf dabei unterstützen kann.
Eine Tagung (auch: Symposium) ist eine Veranstaltung, bei der eine Gruppe von Personen, die an einem gemeinsamen Thema oder Ziel interessiert sind, zusammenkommt, um Ideen auszutauschen, Wissen zu teilen, Diskussionen zu führen oder Entscheidungen zu treffen. Häufig handelt es sich dabei um Fachleute, Wissenschaftler, Mitglieder politischer Gremien und andere, ähnlich homogene Teilnehmergruppen. Aber auch bestimmte Fachbereiche von Unternehmen mit mehreren Standorten können zu einer Tagung zusammenkommen, um ein gemeinsames Thema zu erörtern.
Um einen Tagungsraum sinnvoll zu planen und effizient auszustatten, sollte man zunächst die verschiedenen Bereiche darin kennen.
Bühne / Podium
erhöhte Plattform für Redner oder Präsentatoren, um vor dem Publikum zu sprechen
Publikumszone
Reihen von Stühlen oder Sitzen mit oder ohne Tischen, die so angeordnet sind, dass eine klare Sicht auf Bühne und Präsentationsmedium gewährleistet ist
Technik
meist an der Rückseite des Tagungsraumes platzierte Fläche oder Steuerkonsole zur Verwaltung technischer Aspekte wie Audio- und Videoeinstellungen
Neben diesen klassischen Zonen gibt es weitere Bereiche, die sowohl im Tagungsraum selbst als auch davor oder in angrenzenden Bereichen untergebracht werden können.
Sitzungsräume
zusätzliche Räume, die für kleinere Gruppen oder spezifische Sitzungen genutzt werden können
Empfang
für die Registrierung von Teilnehmern, Informationsstände, Ausstellungsbereiche oder Networking-Gelegenheiten
Cateringbereich
für Verpflegung während der Veranstaltung, einschließlich Buffets, Kaffeestationen oder Servicebereichen
Pausen- und Entspannungszonen
für Pausen, Gespräche oder Entspannung zwischen den Veranstaltungen, mit Sitzgelegenheiten, Snackautomaten oder Ruhezonen
Unternehmen und Organisationen, die einen Tagungsraum einrichten möchten, damit aber noch keine Erfahrung haben, sollten sich im Vorfeld einige Gedanken machen. Denn aufgrund kurzsichtiger Planung entstehen erfahrungsgemäß häufig Probleme. Deren Lösung kann dann schließlich teurer sein, als ein von vornherein gut geplanter Tagungsraum.
Technische Störungen
Veraltete, schlecht integrierte oder nicht skalierbare Technologie führt oft zu Zeitverzögerungen bei Tagungen und Unmut bei Teilnehmern sowie Präsentatoren.
Komfortmangel
Unbequeme Möbel, unzureichende Belüftung und schlechte Beleuchtung haben zur Folge, dass Teilnehmer sich nicht wohlfühlen, sich nicht konzentrieren können und weniger produktiv sind.
Schlechtes Raumdesign
Teilnehmer, die nicht sehen können, was vorn passiert, weil Podium, Bestuhlung oder andere Raumelemente schlecht durchdacht und platziert werden, sind mit Recht unzufrieden und unmotiviert.
Kommunikationsbarrieren
Vortragende, die aufgrund von schlechter Raumakustik oder Problemen mit der Audiotechnik nicht verstanden werden aber auch fehlende Dolmetschtechnologie für internationales Publikum beeinträchtigen den Wissenstransfer und den Austausch der Teilnehmer untereinaner erheblich.
Mit der richtigen Raumdesign-Planung, Möblierung und technischen Ausstattung im Tagungsraum vermeiden Sie diese und weitere Probleme. Lassen Sie sich im Zweifelsfall lieber von erfahrenen Experten beraten.
Bei der Planung der Arbeitsplätze für Tagungsteilnehmer sollten mehrere wichtige Aspekte berücksichtigt werden, um eine effektive und produktive Umgebung zu schaffen. Dazu gehören:
Ergonomie
Die Arbeitsplätze sollten ergonomisch sein, um den Komfort der Teilnehmer während langer Sitzungen zu gewährleisten. Stühle sollten bequem und rückenfreundlich sein, Tische angemessen hoch und die Beleuchtung sollte blendfrei sein.
Konnektivität
Jeder Arbeitsplatz sollte Zugang zu Stromanschlüssen und Internetverbindungen haben, um den Teilnehmern die Nutzung ihrer elektronischen Geräte zu ermöglichen und den Austausch von Informationen zu erleichtern.
Ausreichender Platz
Die Arbeitsplätze sollten genug Platz bieten, um notwendige Materialien wie Laptop, Notizbuch, Schreibutensilien und Getränke unterzubringen.
Barrierefreiheit
Barrierefreie Arbeitsplätze ermöglichen es allen Teilnehmern, unabhängig von ihren individuellen Bedürfnissen oder körperlichen Einschränkungen, bequem an der Veranstaltung teilzunehmen.
Audioqualität
Die Audioqualität ist entscheidend für eine klare und verständliche Kommunikation, insbesondere bei großen Tagungen. Die Verwendung hochwertiger Mikrofone und eine professionelle Tonanlage stellen sicher, dass Redner und Teilnehmer deutlich gehört werden können. Darüber hinaus ist es wichtig, Hintergrundgeräusche zu minimieren. Eine angemessene Platzierung der Mikrofone und Lautsprecher gewährleistet eine optimale Klangqualität und Verständlichkeit.
Überlegen Sie im Vorfeld, welche Art von Mikrofonie benötigt wird. Feste Tischmikrofone bieten konsistente Audioqualität und Bequemlichkeit, besonders für längere Diskussionen oder formelle Präsentationen. Mobile Mikrofone und Headsets hingegen fördern die Interaktivität und Flexibilität, ideal für lebhafte Diskussionen und spontane Beiträge im gesamten Raum. Die Wahl hängt von der Größe des Veranstaltungsraums, der Teilnehmeranzahl und dem gewünschten Interaktionsgrad ab.
Schallwellen können von den Oberflächen im Raum reflektiert werden, insbesondere von harten Oberflächen wie Wänden, Decken und Böden. Diese Reflexionen können zu einem erhöhten Schallpegel und zu Echos führen, die die Verständlichkeit von Sprache beeinträchtigen können.
Einige Materialien haben die Fähigkeit, Schallenergie zu absorbieren, anstatt sie zu reflektieren. Die Verwendung von schalldämpfenden Materialien wie Teppichen, Vorhängen, Polstermöbeln oder akustischen Paneelen kann dazu beitragen, unerwünschte Reflexionen zu reduzieren und die Klangqualität im Raum zu verbessern.
Schallwellen breiten sich im Raum aus und können durch Hindernisse wie Möbel oder Personen beeinflusst werden. Die Anordnung der Möbel und die Platzierung von Personen im Raum können daher die Schallverteilung beeinflussen und dazu beitragen, Hotspots mit übermäßigem Schallpegel zu vermeiden.
Die Zeit, die benötigt wird, bis der Schall im Raum abklingt, wird als Nachhallzeit bezeichnet. Eine zu lange Nachhallzeit kann zu einer schlechten Verständlichkeit führen, während eine zu kurze Nachhallzeit zu einer kahlen und ungemütlichen Raumakustik führen kann. Die Nachhallzeit kann durch die Auswahl geeigneter akustischer Materialien und die Platzierung von Schalldämpfungsmaßnahmen kontrolliert werden.
Indem Sie das Mobiliar sorgfältig auswählen und anordnen, können Sie einen Tagungsraum schaffen, der eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung für Präsentatoren und Teilnehmer bietet.
Komfortable Stühle
Bequeme, gepolsterte Stühle mit ergonomischen Merkmalen wie Rückenlehnen und Armlehnen sind wichtig, um den Teilnehmern während langer Sitzungen Komfort zu bieten. Stühle ohne Rollen sind oft besser geeignet, um unerwünschte Geräusche zu minimieren.
Funktionale Tische
Tische sind nützlich für Teilnehmer, um Notizen zu machen oder Laptops zu verwenden. Klappbare Tische bieten Flexibilität und können bei Bedarf leicht bewegt oder verstaut werden. Diese sollten groß genug sein, um ausreichend Platz für Schreibutensilien und elektronische Geräte zu bieten.
Praktische Präsentationsmöbel
Ein Podium oder eine Bühne ist wichtig, um Vortragenden einen zentralen Ort zu geben, von dem aus sie ihre Inhalte präsentieren können. Ein Rednerpult mit integriertem Mikrofon und Präsentationstechnologie ist besonders praktisch.
Ordentliche Ablagemöglichkeiten
Regale, Schränke oder Ablagefächer sind hilfreich, um Materialien wie Handouts, Broschüren oder Präsentationsunterlagen ordentlich aufzubewahren und den Raum aufgeräumt zu halten.
Die technische Ausstattung kann je nach Raumgröße, Anzahl der Tagungsteilnehmer und Tagungskonzept variieren. Grundsätzlich umfasst die Tagungstechnik jedoch Präsentations-, Audio-, Video- und Steuerungstechnik. Innerhalb dieser Kategorien gibt es verschiedene Möglichkeiten, Ihren Tagungsraum technisch auszustatten.
Projektoren
Fest installierte oder mobile Projektoren eignen sich vor allem in großen Räumen und bei Tagungen, in denen es weniger darum geht, ausgefeilte Videos zu präsentieren. Vielmehr liegt der Fokus darauf, Texte, Zahlen, Diagramme, Tabellen etc. klar und deutlich lesbar bis in die letzte Reihe zu übertragen.
→ Beispiele für Business Projektoren
Präsentationsbildschim
Über einen großen Präsentationsbildschirm können Vortragende nicht nur digitale Inhalte präsentieren. Darüber lassen sich zum Beispiel per Videokonferenz auch externe Experten zur Tagung zuschalten.
→ Beispiele für Präsentationsbildschirme
LED-Wand
Für besonders große Tagungsräume eignet sich eine aus mehreren Modulen zusammengesetzte LED-Wand für Präsentationen. Durch die Module sind der Größe der Präsentationsfläche keine Grenzen gesetzt und selbst detailreiche visuelle Darstellungen sind für alle gut erkennbar.
Digitales Whiteboard
Für Tagungen mit überschaubarer Teilnehmerzahl, bei denen gemeinsam Lösungen erarbeiten werden sollen, empfehlen sich digitale Whiteboards. Hier lassen sich Notizen machen, Ergänzungen zu Präsentationen einfügen, Inhalte bearbeiten, Ergebnisse teilen u.v.m.
→ Beispiele für digitale Whiteboards
Videokonferenzsystem
Hybride Tagungen mit einer Mischung aus Präsenz- und virtuell zugeschalteten Teilnehmern erfordern professionelle Videokonferezlösungen mit Kamera, Lautsprecher und Software. Spezielle Lösungen ermöglichen auch die Anzeige von Übersetzungen oder Untertitel.
→ Beispiele für Videokonferenzsysteme
Drahtloses Präsentationssystem
Mit einem vorgehaltenen Kontingent drahtloser Präsentationssysteme können Vortragende aber auch Teilnehmer bei Bedarf eigene Inhalte zeigen. Einfach in den eigenen Laptop einstecken, Knopf drücken und Inhalte auf die Haupt-Präsentationsfläche übertragen.
→ Beispiele für drahtlose Präsentationssysteme
Professional Audio
Professionelle Audiotechnik ist ein Muss in jedem Tagungsraum. Die richtigen Lautsprecher und Mikrofone tragen entscheidend dazu bei, dass Redner und Teilnehmer sich verständlich äußern können und von allen bestens gehört werden.
→ Beispiele für professionelle Audiotechnik
Mediensteuerung
Damit Präsentations-, Audio- und Videotechnik schnell und einfach gestartet und bedient werden können, gibt es professionelle Mediensteuerungen. Diese ermöglichen zum Beispiel auch die Regulierung von Licht und Klima im Tagungsraum mit nur einem Tastendruck oder Fingertipp.
Sprachübersetzungssoftware ermöglicht durch maschinelles Lernen und künstliche Intelligenz die Übersetzung gesprochenen oder geschriebenen Inhalte in Echtzeit. Mobile Übersetzungsapps verwenden Spracherkennungstechnologie und maschinelles Lernen, um gesprochene Inhalte zu erkennen und in Echtzeit zu übersetzen. Smart-Konferenzsysteme mit integrierten Übersetzungsfunktionen verwenden spezielle Hardware wie drahtlose Kopfhörer oder Mikrofone um gesprochene Inhalte in Echtzeit zu übersetzen. Remote-Dolmetschlösungen nutzen Plattformen, bei denen menschliche Dolmetscher von entfernten Standorten aus arbeiten und die Übersetzung über das Internet bereitstellen.
Um sensible Informationen im Tagungsraum zu schützen, können verschiedene technische Maßnahmen ergriffen werden. Dazu gehören verschlüsselte Kommunikationskanäle, sichere Netzwerke und Zugriffskontrollen für technische Geräte. Für den Schutz von Audio- und Videosignalen können Videokonferenzsysteme mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und verschlüsselte Audioübertragungssysteme verwendet werden. Secure Video Streaming und Zwei-Faktor-Authentifizierung bieten zusätzliche Sicherheitsebenen. Durch die Implementierung von Audit-Logs und Überwachungsfunktionen können verdächtige Aktivitäten erkannt werden.
Legen Sie ein Budget fest, dass die Kosten für Technologie, Verpflegung, Ausstattung und andere Ausgaben abdeckt. Wählen Sie einen geeigneten, ausreichend großen Tagungsraum mit der erforderlichen Ausstattung aus. Stellen Sie sicher, dass die technische Ausstattung wie Projektoren, Bildschirme, Mikrofone und WLAN ordnungsgemäß funktioniert. Testen Sie die Technologie im Voraus, um Probleme während der Tagung zu vermeiden. Planen Sie die Verpflegung für die Teilnehmer. Entwickeln Sie ein Programm, das die Agenda, die Reihenfolge der Präsentationen, Pausen und interaktive Aktivitäten umfasst. Versenden Sie Einladungen an die Teilnehmer und informieren Sie sie über Ort, Datum, Zeitplan und Programm. Richten Sie ein Registrierungssystem ein, um die Teilnehmer anzumelden und ihre Informationen zu verwalten. Halten Sie sich während der Tagung an den Zeitplan und sorgen Sie für eine angenehme und professionelle Atmosphäre. Sammeln Sie Feedback, um die Qualität zu bewerten und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.
Ob Unternehmen oder Organisationen, Hotels oder Tagungsstätten - TASTEONE unterstützt Kunden seit mehr als 20 Jahren bei der Planung und Umsetzung moderner Tagungsräume. Gemeinsam mit unseren Kunden verwirklichen wir Räume, in denen Tagungsteilnehmer aller Fachrichtungen effizient Wissen erwerben und weitergeben können.
Vertrauen auch Sie auf unsere Erfahrung und Kompetenz bei der Tagungsraum Ausstattung und Planung! Wir begleiten Sie auf Wunsch Schritt für Schritt dabei.
Bei einer Besichtigung Ihrer Räume lernen wir diese und Ihre Anforderungen genau kennen - vom Raumlayout über die Lichtverhältnisse bis hin zu den technischen Anforderungen. So können wir Sie individuell zur passenden Möblierung und Technik beraten.
Bei Bedarf planen wir Ihre Tagungsraum Ausstattung vorab und visualisieren alles - von der Elektrifizierung und Netzwerktechnik über akustische Lösungen und Möbelstücke bis hin zur Präsentationstechnik.
Ob Hardware, Software oder Services - bei uns können Sie alles für die Tagungsraumeinrichtung kaufen, mieten oder leasen. Unser Angebote ist transparent und verständlich, unsere Beschaffung professionell und die Lieferung zuverlässig.
Auf Wunsch übernehmen wir auch gern Aufbau, Montage und Installation Ihrer Tagungsraumausstattung - von der Bestuhlung bis zum Rednerpult, von der Präsentationstechnik über die Audioanlage bis hin zur Mediensteuerung.
Während des gesamten Projektes haben Sie bei uns einen erfahrenen Projektmanager, der Sie über alles auf dem Laufenden hält, Abläufe und Termine kommuniziert u.v.m. Für eine erfolgreiche Nutzung der Technik im Tagungsraum führen wir auch gern bedarfsgerechte Anwenderschulungen für Ihre Mitarbeiter durch.
Auch bei strapazierfähigen, langlebigen Möbeln und technischen Komponenten muss irgendwann einmal etwas erneuert oder ersetzt werden. Wir kümmern uns gern darum und sind auch bei technischem Support jederzeit für Sie da.
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