Huddle Room einrichten –
und auch spontan Großes leisten

Der Begriff "Huddle" stammt aus dem amerikanischen Football, wenn die Spieler im Kreis stehend, spontan ihre Köpfe zusammenstecken, um die Strategie zu besprechen. Dieses spontane Köpfezusammenstecken ist auch in den meisten Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und Institutionen gang und gebe. Denn im Tagesverlauf kommt es immer wieder vor, dass ohne große Vorplanung etwas besprochen, diskutiert und entschieden werden muss - auch ohne extra einen Raum dafür zu buchen.

Huddle Rooms sind kleine Besprechungsräume von ca. zehn Quadratmetern Größe, in denen sich eine Handvoll Leute Ad-hoc zu kurzen, persönlichen Besprechungen zusammenfinden kann. Mit der richtigen technischen Ausstattung können die Teilnehmer nicht nur remote miteinander sprechen, sondern auch gemeinsam an digitalen Inhalten, Dokumenten etc. arbeiten, Gesprächspartner von außerhalb in Videokonferenzen dazuholen und vieles mehr.

Doch in der modernen Arbeitswelt sind solche Standup-Meetings, Brainstormings und Ad-hoc-Besprechungen längst nicht mehr auf geschlossene Räume beschränkt. Neben Huddle Rooms entstehen auch immer häufiger Huddle Spaces, bei denen einfach abgelegene Ecken oder speziell eingerichtete Kreativzonen mitten im Gebäude für die Zusammenarbeit genutzt werden können. Huddle Rooms und Huddle Spaces haben dabei gemeinsam, dass sie nicht extra gebucht werden müssen. Zudem sind sie so gestaltet, dass sich die Mitarbeiter in einem ansprechenden Ambiente wohlfühlen und dass Geräusche sowie sonstige Ablenkungen ausgeblendet oder zumindest auf ein Minimum reduziert werden.

Um einen Huddle Room oder Huddle Space so zu gestalten, dass die Mitarbeiter ihn viel, gern und konstruktiv nutzen, müssen verschiedene Ausstattungsaspekte bedacht und aufeinander abgestimmt sein.

Mobiliar

Ein großer, zentral aufgestellter Tisch, an dem sich die Meetingteilnehmer via-a-vis gegenüber sitzen, bildet in der Regel das Herzstück eines Huddle Rooms oder Huddle Space. Statt eines klassischen Besprechungstisches mit Stühlen, können dies jedoch auch Stehtische, gemütliche Sitzgruppen oder sogar Sitzsäcke sein - hier gibt es dank zahlreicher, auf moderne Arbeitswelten spezialisierter Möbelanbieter eine Fülle an Möglichkeiten. Wichtig ist, dass das Mobiliar eine entspannte, kreative Raumumgebung unterstützt. Ein Sideboard oder kleiner Schrank, um zum Beispiel Getränke darauf zu platzieren, kann eine gute Ergänzung sein, ist aber kein Muss.

Konferenztechnik

Für welches Mobiliar Sie sich auch entscheiden, kommt ein Display hinein, müssen natürlich alle Meetingteilnehmer freie Sicht darauf haben. Displays im Huddle Room bzw. Huddle Space gibt es in den verschiedensten Größen und Ausführungen. Sie reichen von Screens für reine Präsentationszwecke bis hin zu interaktiven Displays. Welches Display am besten geeignet ist, hängt u.a. davon ab, wofür es eingesetzt werden soll, wie viele Teilnehmer darauf schauen, ob zum Beispiel Videokonferenzen darüber geplant sind, ob darüber gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden soll u.v.m. Wenn im Huddle Room und Huddle Space hybrid mit externen Teilnehmern gearbeitet werden soll, dürfen auch Kamera, Mikrofon und Lautsprecher nicht fehlen. Hier gibt es heutzutage bereits viele professionelle All-in-One-Lösungen.

Technische Infrastruktur

Steckdosen im Huddle Room oder in unmittelbarer Nähe des Huddle Space dürfen natürlich nicht fehlen. Auch ein leistungsstarker Internetanschluss bzw. stabiles WLAN sind unverzichtbar. Ein Kabel und ein Tischanschlussfeld sollten ebenfalls vorhanden sein. Abhängig von der Art der Geräte und Einrichtungen, die von den Mitarbeitern genutzt werden können, sind unter Umständen zusätzliche Ports, Anschlüsse und Adapter erforderlich. Um eine möglichst flexible Nutzung des Huddle Rooms und der integrierten Technik zu ermöglichen, bieten sich professionelle Bring-your-own-Device-Lösungen an, so dass Mitarbeiter Inhalte von ihren eigenen, unterschiedlichen Laptops, Tablets und Smartphones schnell und einfach allen Gesprächsteilnehmern präsentieren können.

Sie wollen ungenutzte Büroräume in kreative Huddle Rooms umwandeln oder freistehende Flächen als moderne Huddle Spaces verwenden? Unsere Experten beraten Sie individuell, erstellen bedarfsgerechte Raum- und Flächenkonzepte und setzen alles professionell um.

Unbürokratische Arbeitstreffen in Huddle Rooms und Huddle Spaces bringen zahlreiche Vorteile für Unternehmen, öffentliche Einrichtungen, Institutionen und sonstige Organisationen mit sich.

Motivations- und Produktivitätssteigerung der Mitarbeiter

Durch ihre spontane, einfache Nutzbarkeit können Teams und kleine Gruppen jederzeit zusammenkommen und gemeinsam arbeiten. Im Gegensatz zu Treffen am eigenen Arbeitsplatz werden sie dabei nicht vom Telefonklingeln oder anderen Störungen abgelenkt, können sich so stärker konzentrieren und bessere gemeinsame Ergebnisse erzielen. Je nach Ausstattung des Huddle Rooms bzw. Huddle Space können sie dabei alle technischen Funktionen nutzen, die ihnen auch in einem großen Konferenzraum zur Verfügung stehen würden.

Geringer Platzbedarf, optimale Büroflächenausnutzung

Da Huddle Rooms und Huddle Spaces nur auf einen kleinen Personenkreis von rund fünf Teilnehmern ausgelegt sind, wird für die Möblierung und technische Ausstattung nur wenig Platz benötigt. Da die Ad-hoc Meetings normalerweise nicht lange dauern, müssen in der Regel keine eigenen Licht- und Klimakonzepte entwickelt werden. Zudem lassen sich strategisch gut und ästhetisch ansprechend geplante Huddle Spaces auch sehr gut in große, offene Flächen etc. integrieren, so dass nicht extra Räume dafür vorhanden sein müssen.

Besseres Teambuilding

Weil ein Huddle Room oder auch ein Huddle Space nicht umständlich vorab gebucht werden muss, können darin jederzeit Meetings und Besprechungen stattfinden. Ihre Mitarbeiter treffen sich viel öfter und tauschen sich konstruktiv aus. Sie teilen fortlaufend Ideen miteinander, stellen einander Projektphasen, Ergebnisse etc. vor und entwickeln daraus gemeinsam die nächsten Schritte. Diese kontinuierliche enge Zusammenarbeit schweißt zusammen, motiviert und fördert den Spaß an der Arbeit.

Flexible Arbeitsmöglichkeiten

In Huddle Rooms und Huddle Spaces lässt es sich auf viele verschiedene Arten arbeiten. Einzelne Mitarbeiter, die einfach mal Abwechslung von ihrem gewohnten Schreibtisch-Arbeitsplatz brauchen oder außerhalb des Großraumbüros ungestört mit Kunden telefonieren wollen, können sich hier für eine Weile mit dem Laptop oder Tablet in Ruhe zurückziehen. Kollegen, die neue Ideen entwickeln sollen, finden sich hier zusammen, um kreatives Brainstorming zu betreiben, wobei sie die Ergebnisse einfach auf ein Flipchart notieren oder digital erfassen. Letzteres geht auch über ein Display mit entsprechender App im Huddle Room bzw. Huddle Space. Digitale Displays bieten hier viele Möglichkeiten der Zusammenarbeit - vom gemeinsamen Arbeiten an Dokumenten bis hin zu Videokonferenzen mit Teilnehmern außerhalb. Über entsprechende BYOD-Lösungen kann so auch jeder Gesprächsteilnehmer die Inhalte seines eigenen Notebooks, Tablets oder Smartphones auf das zentrale Display übertragen.

Mehr Kreativität

Huddle Spaces und Huddle Rooms sind meist kreativer und ansprechender gestaltet, als normale Büroarbeitsplätze oder Großraumbüros. Hier sollen sich alle Meeting-Teilnehmer wohlfühlen, ihre Fantasie spielen lassen, eine Abwechslung von der Routine erleben und schnell und einfach zusammenarbeiten können. Je kreativer und motivierender diese kleinen Besprechungsräume und -inseln gestaltet sind, desto kreativer sind auch die Mitarbeiter und umso besser die Ergebnisse.

Huddle Rooms und Huddle Spaces leben von Spontanität. Hier sollen Strategie-Meetings, Brainstormings und andere Besprechungen spontan stattfinden können - ohne umständliches Erlernen der Technik, mühseliges Verkabeln oder lästige Einarbeitung in die Benutzeroberfläche. Jeder soll in der Lage sein, die vorhandene Technik sofort zu nutzen und die Inhalte von seinem eigenen Notebook, Smartphone oder Tablet den anderen zu präsentieren: unabhängig von Betriebssystemen, Applikationen & Co.

Bring-your-own-Device (BYOD) ist ein essentieller Bestandteil produktiver Huddle Rooms und Huddle Spaces mit Anzeigedisplays. Denn Mitarbeiter erwarten die gleiche einfache Verbindung mit mit dem dortigen Screen, wie an ihrem eigenen Arbeitsplatz oder im Konferenzraum. Tischanschlussfelder und Kabel sind nach wie vor eine qualitiv hochwertige und zuverlässige Lösung, kosten aber wertvolle Zeit und Spontanität.

Drahtlose Präsentationssysteme hingegen sind dank Plug & Play sowie ihrer Geräte- und Plattformunabhängigkeit sofort einsatzbereit und brauchen nur eine Internetverbindung. Statt sich mit Kabeln und Adaptern zu plagen, genügt den Teilnehmern im Huddle Room oder Huddle Space ein Klick und schon können sie ihre eigenen Inhalte auf dem zentralen Display präsentieren, Videokonferenzen starten, interaktive Funktionen nutzen und vieles mehr.

Die optimale BYOD-Lösung hängt von verschiedenen Faktoren ab wie zum Beispiel:

• Art der Inhalte, die übertragen werden sollen
• Anforderungen an die Auflösung und Bandbreite
• Sicherheits- und Datenschutzaspekte
• Nutzung von Collaboration-Tools
• und mehr

Wenn Sie nicht sicher sind, welche BYOD-Lösung zu Ihrem Huddle Room oder Ihren Huddle Spaces passt, lassen Sie sich gern von uns beraten. Wir führen eine umfassende Bedarfsanalyse durch, erarbeiten ein detalliertes Konzept und kümmern uns um die fachgerechte Installation.