Modern Workplaces mit Lösungen von SMART Technologies

Flexibel, agil, produktiv

Ein moderner Arbeitsplatz ist dezentral

Fixe Arbeitszeiten, starre Hierarchien und 9-to-5-Anwesenheit haben ausgedient. Durch technische Innovationen und veränderte Arbeitsweisen wurden Arbeitsplätze grundlegend revolutioniert.

Home-Office, spontane Meetings, Videokonferenzen – heute arbeiten Teams flexibel, setzen diverse Endgeräte ein und nutzen Cloud-Dienste. Der “Modern Workplace” gilt als Katalysator für Produktivität und Innovation, indem er junge Generationen an Unternehmen bindet und effektivere Prozesse ermöglicht.

Doch ein Modern Workplace ist mehr als nur Technologie – er verkörpert eine ganzheitliche Philosophie des modernen Arbeitens. Er berücksichtigt die Vielfalt von Teams und stellt die Bedürfnisse und Anforderungen der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt.

Erfahren Sie auf dieser Seite mehr darüber, was einen Modern Workplace auszeichnet, wie sich eine solche Arbeitsumgebung umsetzen lässt und wie TASTEONE Sie dabei unterstützen kann.

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Was ist ein Modern Workplace (Definition)?

Das Konzept eines “Modern Workplace” steht für einen Arbeitsplatz, an dem digitale Technologien genutzt werden, um die Arbeit flexibler, effizienter und angenehmer zu gestalten. Im Fokus stehen agile, kollaborative Strukturen und Prozesse, die Teamarbeit, Mobilität und Work-Life-Balance unterstützen.
Er ist gekennzeichnet durch eigenverantwortliches und ortsunabhängiges Arbeiten, einschließlich der Möglichkeit von Home-Office und anderen Remote-Szenarien. Neben der notwendigen IT-Infrastruktur (z. B. Cloud-Dienste wie Microsoft 365, Endgeräte, Konferenz-Software) spielen auch Raumgestaltung und Unternehmenskultur eine wichtige Rolle, um einen Modern Workplace zu verwirklichen.

Die Ziele

Was soll mit "Modern Work" erreicht werden?

Ressourcen klug nutzen

Ob personelle, räumliche oder technische Ressourcen: Modern Working spart Zeit und Kosten und lässt Mitarbeitende effizienter arbeiten.

Mehr Agilität

Die dezentrale und flexible Struktur eines Modern Workplace macht es möglich, schnell und flexibel auf geschäftliche Veränderungen zu reagieren.

Bessere Zusammenarbeit

Digitale Tools und offene Raumkonzepte fördern Kollaboration und Kommunikation im Team – über Länder- und Abteilungsgrenzen hinweg.

Umwelt bewahren

Indem der Modern Workplace das Arbeiten von überall ermöglicht, reduzieren sich Pendelzeiten, Geschäftsreisen und letztendlich auch die Umweltbelastung.

IT-Lösungen integrieren

Vernetzte und einfach zu bedienende Tools, Services und Endgeräte sollen ein zusammenhängendes Ganzes bilden, sodass Anwender reibungslos arbeiten können.

Zufriedenheit steigern

Beruf und Privatleben gut vereinbaren zu können und dort zu arbeiten, wo man sich wohlfühlt: Das sind wesentliche Elemente eines modernen Arbeitsplatzes.

Schnelleres Recruiting

Ein “Modern Workplace” steigert die Attraktivität als Arbeitgeber, zieht junge Menschen an und ermöglicht es Unternehmen, Remote-Stellen auszuschreiben.

Innovationen fördern

Faktoren wie interdisziplinärer Austausch, Freiraum und Eigenverantwortung schaffen ein kreatives Arbeitsumfeld, das innovative Lösungen begünstigt.

Wie hängt der Modern Workplace mit New Work zusammen?

Die Konzepte von Modern Workplace und New Work  sind eng verbunden, legen aber unterschiedliche Schwerpunkte:

  • New Work: Dieser Ansatz bezieht sich auf eine umfassende Veränderung in der Arbeitskultur, einschließlich der Arbeitsweisen, Führungsstile und Work-Life-Balance und fokussiert sich dabei auf Autonomie, Sinnhaftigkeit und persönliche Entwicklung.
  • Modern Workplace: Hier spielt neben dem New-Work-Gedanken auch die technologische und physische Umgestaltung des Arbeitsplatzes eine wichtige Rolle.

Beide Konzepte ergänzen sich und zielen darauf ab, die Arbeitswelt an moderne Bedürfnisse anzupassen, wobei Innovation, Flexibilität und Mitarbeiterzufriedenheit im Vordergrund stehen.

Die Grundlagen

5 Säulen des modernen Arbeitsplatzes

Das Konzept eines “Modern Workplace” lässt sich auch mit einem Gebäude vergleichen. Als Basis dieses Gebäudes werden häufig fünf Säulen genannt, die jeweils einen grundlegenden Aspekt der modernen Arbeitsplatzgestaltung repräsentieren.

Die 5 Säulen auf einen Blick:

Kreativität

Aus menschlicher Kreativität und technologischer Unterstützung entstehen am Modern Workplace leistungsstarke Synergien. Fortschrittliche Technologien automatisieren Routineaufgaben und fungieren als intelligenter Sparringspartner und ermöglichen so, dass sich Menschen auf die Entwicklung innovativer, kreativer und bedeutungsvoller Inhalte konzentrieren können.

Zusammenarbeit

Der Modern Workplace fördert und erleichtert die Zusammenarbeit – durch einfaches Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten, Videokonferenzen, Datenverwaltung in der Cloud und die richtige Raumgestaltung vor Ort. Dabei ist die digitale Infrastruktur genauso wichtig wie eine kommunikative Bürogestaltung (z. B. mit Huddle Rooms, einem Besprechungsraum oder einem Multispace Büro).

Mobilität

Ein Modern Workplace ist nicht mehr an einen bestimmten Ort – oder ein bestimmtes Endgerät – gebunden, sondern ermöglicht durch Cloud-Dienste und Geräte-Synchronisation das Arbeiten von überall aus. Dieser flexible Ansatz trägt den veränderten Bedürfnissen der modernen Arbeitswelt Rechnung und trägt zu einer besseren Work-Life-Balance bei.

Sicherheit

Im Kontext von Modern Work nimmt die IT-Sicherheit eine Schlüsselrolle ein, da ortsunabhängiges Arbeiten die Netzwerkstrukturen komplexer macht und Sicherheitsrisiken erhöht. Moderne, cloudbasierte Netzwerkarchitekturen verwenden daher Multi-Faktor-Authentifizierung und innovative Berechtigungskonzepte, um den Datenschutz und die IT-Sicherheit zu stärken.

Einfachheit

Technologische Lösungen sind möglichst benutzerfreundlich, um die Arbeit einfach und effizient zu gestalten. Intuitive Oberflächen und automatisierte Prozesse erleichtern tägliche Aufgaben, sodass sich Mitarbeitende auf kreative und strategische Arbeit konzentrieren können. In Anbetracht komplexer werdender IT-Infrastrukturen wählen einige Unternehmen den Weg, ihre Arbeitsplätze extern verwalten zu lassen (“Managed Workplace” oder “Managed Services”).

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Lösungen, Technologien, Praktiken

Bausteine für einen Modern Workplace

Den einen Modern Workplace gibt es nicht. Vielmehr handelt es sich um ein Konzept, das je nach Anforderungen individuell ausgestaltet werden muss. Folgende Bausteine können Teil einer maßgeschneiderten Modern-Workplace-Lösung sein.

Collaboration Tools

Diese ermöglichen es Teams, effektiv zusammenzuarbeiten, egal wo sie sich befinden. Beispiele hierfür sind etwa Slack, Microsoft Teams, Google Workspace oder Asana. Wichtige Funktionen sind Messaging, Dateifreigabe, Projektmanagement und Integration von anderen Anwendungen.

Cloud Computing

Mit Cloud Computing lassen sich IT-Infrastrukturen, Plattformen und Software über das Internet nutzen, ohne selbst physische Server bereitstellen zu müssen. Arbeiten in der Cloud ermöglicht Flexibilität, Skalierbarkeit und den Zugriff auf Daten und Anwendungen von überall.

Videokonferenzsysteme

Eine Kombination aus Hard- und Software, um virtuelle und hybride Meetings abzuhalten. Videokonferenzsysteme verbessern die Kommunikation zwischen räumlich getrennten Teams. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen mit einer dezentralen Belegschaft.

Managed Services

Durch die Auslagerung von IT-Dienstleistungen an Drittanbieter können Unternehmen ihre Effizienz steigern und sich stärker auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Dabei übernehmen die Drittanbieter nicht nur die tägliche Verwaltung und Wartung, sondern bringen oft auch Expertise in neuesten Technologien und Best Practices ein.

Digitale Endgeräte

Geräte wie Smartphones, Tablets und Laptops sind wesentlich für die Mobilität und Flexibilität der Mitarbeitenden. Sie bilden die Grundlage für ein Arbeitsplatzmodell, das zunehmend auf Remote-Arbeit und flexible Zeiteinteilung setzt und ermöglichen es, von überall aus zu arbeiten und auf Unternehmensressourcen zuzugreifen.

Kommunikative Raumgestaltung

Arbeitsräume, die die Kommunikation und Zusammenarbeit fördern, schaffen eine produktive und angenehme Arbeitsumgebung. Dies kann z.B. offene Arbeitsbereiche, Besprechungsräume, Gemeinschaftsbereiche und Ruhezonen umfassen. Ergonomische Büromöbel, Akustikelemente und Raumteiler spielen hierbei eine wichtige Rolle.

Desksharing

Mitarbeitende haben hierbei keinen festen Schreibtisch im Unternehmen, sondern können diesen nach Bedarf und Anlass frei wählen. Damit fördert Desksharing die effiziente Nutzung von Büroflächen und unterstützt eine flexible Arbeitskultur.

Single Sign-on

Mit dieser Authentifizierungsmethode können Benutzer mit einem einzigen Login auf mehrere Anwendungen zugreifen. Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und verbessert die Sicherheit. Gleichzeitig lässt sich damit der Benutzerzugriff besser kontrollieren, was besonders in einem Umfeld mit vielen unterschiedlichen Anwendungen und Systemen wichtig ist.

Workplace Management

Digitale Workplace-Management-Systeme dienen dazu, Räume und Arbeitsplätze effizient zu nutzen und zu verwalten. Sie bieten vielfältige Anwendungsmöglichkeiten, von der Raum- und Arbeitsplatzbuchung über Verfügbarkeitsprüfungen bis hin zu Zugangskontrollen, Kalenderintegration und Belegungsplanung.

Transformation

Wie lässt sich Modern Working umsetzen?

In 3 Schritten zum modernen Arbeitsplatz? So simpel ist es in der Realität leider nicht. Vielmehr geht es darum, einen Transformationsprozess in Gang zu setzen, der je nach Unternehmen unterschiedlich aussehen wird und auch unterschiedlich lang dauern kann. Im Grunde widerspricht es auch dem Konzept von einem Modern Workplace, ihn als einmaliges, abgeschlossenes Projekt zu verstehen.

Dennoch lassen sich einige Aspekte beschreiben, die bei der Umsetzung von Modern Working wichtig sind:

Bedarfsanalyse und Strategieentwicklung

Zunächst muss der aktuelle Zustand des Unternehmens in Bezug auf Technologie, Unternehmenskultur und Arbeitsabläufe geprüft werden. Hierbei gilt es, die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen der Belegschaft und des Geschäftsmodells zu ermitteln. Auf dieser Grundlage lässt sich eine umfassende Strategie formulieren, die sowohl kurz- als auch langfristige Ziele für den Übergang zu einem Modern Workplace festlegt.

Auswahl und Implementierung geeigneter Technologien

Anschließend gilt es herauszufinden, welche Technologielösungen notwendig sind, um die Ziele zu erreichen. Dies kann zum Beispiel Cloud-Dienste, Kollaborationstools, mobile Lösungen und Software zur Automatisierung einschließen. Dabei muss auch der Aspekt der IT-Sicherheit stets mitbedacht werden. Nach der Auswahl erfolgt die schrittweise Einführung der Technologien, begleitet von Schulungs- und Supportmaßnahmen für die Mitarbeitenden.

Gestaltung einer produktiven Arbeitsumgebung

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Gestaltung der physischen Arbeitsumgebung, um Zusammenarbeit, Kreativität und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden zu stärken. Dazu gehören offene Arbeitsbereiche, Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und Bereiche für informelle Treffen sowie die Integration ergonomischer Möbel und die Schaffung einer angenehmen, gesundheitsfördernden Arbeitsatmosphäre.

Kulturwandel und kontinuierliche Anpassung

Nicht zu vergessen, ist der Aspekt der Unternehmenskultur. Hier geht es beispielsweise darum, Richtlinien und Praktiken für flexible Arbeitsmodelle wie Homeoffice und Gleitzeit zu erarbeiten. Außerdem sollte sukzessive eine Kultur entwickelt werden, die Eigenverantwortung, Offenheit für Veränderungen, digitale Kompetenz und kollaboratives Arbeiten fördert.

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FAQs

Häufige Fragen zum Thema "Modern Workplace"

Was gehört zu einem Modern Workplace?

Zu einem Modern Workplace gehören einerseits digitale Technologien wie Cloud-Dienste, künstliche Intelligenz, Kommunikations- und Kollaborationstools, andererseits aber auch eine physische Büroumgebung, die Wohlbefinden fördert, und eine Unternehmenskultur, bei der Flexibilität, Mobilität und Eigenverantwortung großgeschrieben werden.

Warum profitieren Unternehmen von Modern Work?

Das Konzept von Modern Work steigert zum einen die Produktivität am Arbeitsplatz, zum anderen rückt aber auch das Wohlbefinden der Mitarbeitenden in den Mittelpunkt. Angebote wie Home-Office, Remote-Work und flexible Zeiteinteilung machen das Unternehmen als Arbeitgeber attraktiv für Talente und erleichtern das Recruiting. Gleichzeitig fördert Modern Work die Innovationskraft von Unternehmen und macht es möglich, agil auf Veränderungen der Arbeitswelt zu reagieren.

Was versteht man unter einem Digital Workplace?

Ein Digital Workplace umfasst Anwendungen, Systeme, Cloud-Services und Endgeräte, die Mitarbeitende für ihre Arbeit benötigen. Es handelt sich also nicht um einen physischen Ort, sondern vielmehr um eine digitale Umgebung, mit der Arbeitsaufgaben effizient erledigt werden können.

Wie wird sich Arbeit zukünftig verändern?

Es ist zu erwarten, dass zukünftig mehr und mehr Arbeitsschritte von Technologien wie z. B. künstlicher Intelligenz übernommen und Routineaufgaben zunehmend automatisiert werden. Dies wird vermutlich zu einer größeren Nachfrage nach kreativen und problemlösungsorientierten Fähigkeiten führen.

Zudem werden sich Trends wie Home-Office und flexible Arbeitszeiten weiter fortsetzen und in vielen Branchen zur Norm werden. Durch den demografischen Wandel wird sich der Wettbewerb um geeignetes Personal verstärken, sodass sich Unternehmen stärker an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientieren müssen.

Welche Rolle spielt Microsoft 365 für den Modern Workplace?

Microsoft 365 bietet eine breite Palette an Diensten, die für einen Modern Workplace zentral sind: eine cloudbasierte Arbeitsumgebung, Online-Zugriff auf beliebte Anwendungen wie Word, Outlook und OneNote sowie mit Copilot auch die Integration eines Assistenten auf Basis künstlicher Intelligenz.

Nicht ohne Grund sind die Dienste daher sehr weit verbreitet. Dennoch ist die Umsetzung des Modern-Workplace-Ansatzes nicht an eine bestimmte Soft- oder Hardware gebunden, auch andere Cloud-Dienste und Tools stehen zur Verfügung. Gern beraten wir Sie individuell, um eine maßgeschneiderte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Warum Modern Workplaces mit TASTEONE?

Individuelle Beratung und Planung, professionelle Umsetzung

TASTEONE unterstützt Sie ganzheitlich auf Ihrem Weg zu einem modernen Arbeitsplatz: von der Planung einer smarten, flexiblen Raumgestaltung über Möblierung, Akustik und Licht bis hin zur Auswahl und Implementierung der technischen Lösungen. Dabei arbeiten wir stets professionell, kundenorientiert und mit einer Vision für die Zukunft.

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