Konferenzraum einrichten mit TASTEONE

Jetzt Konferenzraum modern einrichten – für effiziente Meetings vor Ort oder virtuelle Zusammenkünfte

Ob Kollaboration, Hybrid Work oder agiles Arbeiten: Die moderne Arbeitswelt stellt neue Anforderungen an die Bürogestaltung. Das gilt auch für den Konferenzraum. Er soll persönliche Kommunikation fördern, aber auch digitale Lösungen integrieren, ein professionelles Ambiente vermitteln, aber gleichzeitig auch für Wohlbefinden sorgen.

Bei der Gestaltung eines Konferenzraums geht es also darum, eine Umgebung zu schaffen, die sowohl technisch ausgereift als auch einladend ist. Ziel ist es, den produktiven Austausch und die kreative Teamarbeit zu fördern – sowohl zwischen den physisch anwesenden als auch den digitalen Teilnehmern. Geht es daran, einen Konferenzraum einzurichten, dann spielen neben der passenden Größe, Möblierung und Akustik auch technische Lösungen eine große Rolle, wie z.B. Videokonferenzsysteme, interaktive Whiteboards und Beamer.

Egal, ob es um einen internen Meetingraum oder große Tagungsbereiche geht: Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, muss sorgfältig planen und viele Aspekte berücksichtigen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was dabei alles zu bedenken ist, welche Möglichkeiten sich bieten und wie TASTEONE Sie dabei unterstützen kann.

Was versteht man unter einem Konferenzraum?

Ein Konferenzraum ist ein Raum, der speziell für Besprechungen, Meetings, Seminare oder eben Konferenzen verwendet wird. Ein solcher Raum ist in der Regel mit Tisch, Stühlen und verschiedenen technischen Hilfsmitteln zur Kommunikation ausgestattet.

Die Größe eines Konferenzraums kann stark variieren, abhängig von den Bedürfnissen der Organisation oder des Unternehmens. Bei kleineren Räumen spricht man häufig auch von einem “Besprechungsraum”. In modernen Unternehmen finden sich außerdem mitunter flexible oder multifunktionale Räume, die bedarfsweise als Konferenzraum genutzt werden können.

Technische Perfektion

Unsere audio-visuellen Lösungen sorgen für glasklare Kommunikation.

Vorüberlegungen zur Konferenzraum Ausstattung

Bevor die konkrete Planung losgeht, gilt es, einige wichtige Fragen zu klären. Diese Vorüberlegungen sind wichtig, damit der Konferenzraum später wirklich die gestellten Anforderungen erfüllt:

  • Nutzung: Welche Arten von Besprechungen oder Meetings werden im Raum stattfinden (zum Beispiel Teammeetings, Kundenpräsentationen, Schulungen)? Wie oft und in welchem Umfang wird der Raum voraussichtlich genutzt?
  • Digitalisierungsgrad: Sollen Konferenzen hauptsächlich in analoger Form, digital oder hybrid erfolgen?
  • Größe: Wie viele Personen sollen im Konferenzraum Platz finden?
  • Technische Anforderungen: Welche technischen Geräte und Anschlüsse sind notwendig (z. B. Projektoren, Bildschirme, Videokonferenzsysteme, Audioanlagen)?
  • Flexibilität: Wie anpassungsfähig muss der Raum sein?
  • Finanzieller Rahmen: Wie hoch ist das Budget für die Einrichtung des Konferenzraums?
  • Außenwirkung: Welchen Eindruck soll der Raum bei Mitarbeitern und Gästen vermitteln (z. B. Fokus auf Professionalität oder Kreativität)?

Bedarfsanalyse mit TASTEONE

Gern unterstützen wir Sie bei diesem Schritt, indem wir eine fundierte Bedarfsanalyse durchführen. Melden Sie sich einfach für ein kostenloses Erstgespräch – wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Kontakt aufnehmen

Moderner Konferenzraum: Raumgröße und -auswahl

Ist die spätere Nutzung geklärt, geht es im nächsten Schritt darum, einen geeigneten Raum zu finden. Hier spielt vor allem die Raumgröße eine wichtige Rolle, aber auch Faktoren wie Umgebungslärm oder Erreichbarkeit sind zu bedenken. Überlegen Sie zudem: Welche Art von Verpflegung soll im Meetingraum bereitgestellt werden? Möglicherweise ist es notwendig, dass sich eine Küche in der Nähe befindet.

Und welche Größe muss ein Konferenzraum pro Person aufweisen? Das hängt wesentlich vom Verwendungszweck bzw. der Art der Bestuhlung ab. Ein Aufbau mit einzelnen Stuhlreihen, z. B. für einen Vortrag, braucht wesentlich weniger Platz pro Person als die Anordnung der Stühle rund um einen Konferenztisch oder in U-Form.

Faustregeln für die Raumgröße

  • Bestuhlung rund um einen Konferenztisch: 3,5-4,5 m² pro Person
  • Stuhlreihen: 1,5-2,5 m² pro Person
  • U-förmige Bestuhlung: 3-4 m² pro Person

Inspiration - so könnte Ihr Konferenzraum aussehen

Erstgespräch vereinbaren

Wie soll Ihr neuer Konferenzraum aussehen?
Besprechen wir das doch gemeinsam!

Offenes Konzept oder geschlossener Konferenzraum?

Bei der Wahl der geeigneten Räumlichkeiten stellt sich außerdem die Frage, ob ein abgeschlossener Raum oder eher ein offenes Konzept gewünscht wird. Beide Varianten haben ihre Vorteile, es ergeben sich aber diverse Folgen für die Teamdynamik und Arbeitsweise. Zudem sind offene Konzepte möglicherweise nicht für sehr große Gruppen geeignet.

Konferenzmöbel von Holzmedia

Geschlossener Konferenzraum

  • gewährleistet Vertraulichkeit
  • Technik ist leichter zu integrieren
  • wirkt formeller und professioneller
  • fördert die Konzentration
Modernes Multispace Büro

Offener Meetingbereich

  • mehr Spontanität
  • vielfältige Nutzungsoptionen
  • fördert die Team-Interaktion
  • regt die Kreativität an

Mobiliar für die Ausstattung des Konferenzraums

Bei der Konferenzraum-Ausstattung spielt das Mobiliar eine Schlüsselrolle – es ist das Herzstück des Raumes und prägt das Ambiente jeder Besprechung. Ein Konferenzraum mit hochwertigen Möbeln strahlt Professionalität aus und fördert gleichzeitig eine produktive Atmosphäre.

Darüber hinaus müssen die Möbel funktional sein: Sie sollten flexibel und anpassungsfähig sein, um verschiedene Meeting-Szenarien zu unterstützen. Gleichzeitig ist Komfort und Ergonomie nicht zu unterschätzen, vor allem, wenn längere Sitzungen geplant sind.

Möbel für kommunikative Räume von Fröscher

Welche Tische eignen sich für moderne Konferenzräume?

Wer einen Konferenzraum einrichten möchte, muss sich zunächst Gedanken um den geeigneten Konferenztisch machen. Dabei ist er weit mehr als nur eine Arbeitsfläche. Er sollte ein Statement setzen und Ihre Unternehmenswerte widerspiegeln. Eine Tischplatte aus Glas oder Vollholz strahlt beispielsweise Eleganz aus und signalisiert Wertigkeit. Glas hat allerdings den Nachteil, dass es nach jedem Meeting poliert werden muss.

Darüber hinaus sollte der Tisch ergonomische Aspekte berücksichtigen und möglicherweise auch auszieh- oder modular erweiterbar sein. Für einen modernen Konferenzraum ist es außerdem unerlässlich, dass sich moderne Technik integrieren lässt, beispielsweise durch versteckte Anschlüsse und Kabelmanagement.

Die passende Bestuhlung

Die Stühle des Konferenzraums sollten Stil und Funktionalität vereinen. Wählen Sie auf jeden Fall ergonomische Stühle, die lange Sitzungen unterstützen, ohne die Gesundheit zu beeinträchtigen. Achten Sie dabei auf verstellbare Rückenlehnen und Armlehnen sowie die Möglichkeit für dynamisches Sitzen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der Stühle auch die Raumnutzung: Ist nur eine Nutzungsart geplant? Oder sollten die Stühle leicht umstellbar sein, um verschiedene Sitzanordnungen zu unterstützen? Möglicherweise sind hierbei auch stapelbare Stühle von Vorteil.

So sorgen Sie für Wohlbefinden im Konferenzraum

Auch die schönsten Möbel und die innovativste Technik helfen nicht weiter, wenn der Konferenzraum zu heiß, zu dunkel oder einfach ungemütlich ist. Ein moderner Konferenzraum muss daher so gestaltet sein, dass sich alle Teilnehmenden wohlfühlen und gut konzentrieren können.

Die richtige Akustik

Sowohl die Raumgestaltung als auch die Audio-Technik beeinflussen die Akustik des Raumes. Deshalb müssen diese beiden Bereiche aufeinander abgestimmt werden. Harte und glatte Oberflächen liegen bei der Bürogestaltung im Trend, sind aber nicht immer die beste Wahl für die Akustik, da es dadurch zu unerwünschten Reflexionen und Echos kommen kann. Zur Optimierung der Klangqualität können beispielsweise Teppiche, Akustikdecken, Deckensegel oder Wandpaneele eingesetzt werden.

Wichtig!

Beziehen Sie die Raumakustik auf jeden Fall frühzeitig in Ihre Planung mit ein, wenn Sie einen Konferenzraum einrichten. Idealerweise lassen Sie sich von einem Experten beraten, der Ihnen auch eine passende Lösung für die Audio-Technik empfiehlt.

Konferenzraum gestalten

Konferenzraum gestalten mit Licht

Kombinieren Sie Tageslicht mit LED-Leuchten für eine ausgewogene Ausleuchtung. Dimmbare Lampen ermöglichen Anpassungen an verschiedene Aktivitäten, während indirekte Lichtquellen eine angenehme Atmosphäre schaffen. Denken Sie auch an Möglichkeiten zur Abdunkelung, etwa Rollläden oder Jalousien.

Konferenzraumgestaltung

Belüftung und Klimatisierung

Ausreichende Belüftung in Konferenzräumen ist entscheidend, um für gute Konzentration zu sorgen. Moderne Systeme bieten CO₂-Überwachung und Luftfilterung, auch Klimaanlagen im Sommer sind unter Umständen angebracht. Achten Sie unbedingt auf die Geräuschbelastung durch die Belüftung.

Akzente im Besprechungsraum

Wände im Konferenzraum gestalten

Nutzen Sie die Wände, um eine inspirierende Umgebung zu schaffen. Wandbilder mit Naturmotiven fördern die Ausgeglichenheit, dynamische Farbkompositionen hingegen regen die Kreativität an. Insgesamt gilt: Das Corporate Image spielt eine wichtige Rolle, wenn Sie die Wände des Konferenzraums gestalten.

Konferenz- und Besprechungsraum

Pflanzen und Dekoration

Zimmerpflanzen können die Stimmung im Konferenzraum aufhellen und verbessern die Luftqualität. Wählen Sie pflegeleichte Arten wie Sansevieria oder Drachenbaum. Ergänzen Sie diese gegebenenfalls mit dezenter Dekoration, wie einer kunstvollen Obstschale, die den Raum aufwertet, ohne ihn zu überladen.

Unser Tipp: Ästhetische Akustikpaneele

Schallabsorbierende Wandpaneele sind nicht nur praktisch, um die Akustik zu verbessern, sondern bieten auch gestalterische Möglichkeiten: Von Farbflächen über geometrische Muster bis hin zu Fotos ist alles möglich.

Technische Ausstattung des Konferenzraums

Tisch, Stühle – und fertig ist der Meetingraum? So einfach ist es heutzutage nicht mehr. Die technische Ausstattung des Konferenzraums ist mindestens ebenso wichtig wie das passende Mobiliar.

Moderne Konferenzraumtechnik muss beispielsweise Folgendes ermöglichen:

  • Präsentationen, Video- und Hybridkonferenzen, Dolmetschen und mehr
  • gemeinsame Erstellung digitaler Inhalte
  • Vernetzung mit mitgebrachten mobilen Endgeräten
  • intuitive Bedienung aller Produkte und Anwendungen

Mit welcher Technik Sie Ihren Konferenzraum konkret einrichten, ist natürlich von der individuellen Nutzung abhängig. Bei TASTEONE bieten wir umfassende audiovisuelle Lösungen für jeden Bedarf – zum Beispiel AV-Technik wie Präsentationsdisplays, Videokonferenzsysteme, interaktive Whiteboards und Projektoren.

Präsentationsdisplays

Hochwertige Displays bilden die Basis für Präsentationen, Videokonferenzen und interaktive Zusammenarbeit. Wichtig sind Aspekte wie Bildqualität, Größe, Anpassungsfähigkeit an unterschiedliche Lichtverhältnisse und Touch-Funktionen.

→ Beispiele für Präsentationsdisplays

Interaktive Whiteboards

Diese fortschrittlichen Whiteboards bieten intuitive Touch-Bedienung und ermöglichen es, Ideen lebendig zu präsentieren. Die gezeigten Inhalte können dabei von allen Teilnehmenden parallel kommentiert und bearbeitet werden. Mit direkter Vernetzungsmöglichkeit erhöhen sie die Produktivität und fördern eine kollaborative Arbeitsumgebung.

→ Beispiele für interaktive Whiteboards

Videokonferenzsysteme

Ein Videokonferenzsystem bietet eine Gesamtlösung, bestehend aus Hard- und Software, für die reibungslose digitale Kommunikation. Eine automatische Ausrichtung von Kameras und Lautsprechern stellt sicher, dass der aktuelle Sprecher fokussiert wird. Die Hardwarekomponenten eines Videokonferenzsystems umfassen beispielsweise: Mikrofon(e), Lautsprecher, Kamera(s), Bildschirm und Steuerungsmodul.

→ Beispiele für Videokonferenzsysteme

Beamer/Projektoren

Bei der Auswahl eines Projektors für Konferenzraum ist neben der Raumgröße auch die benötigte Bildqualität zu beachten. Ein leistungsstarker Business Beamer mit hoher Lumen-Zahl und klarer Auflösung ist ideal für die Darstellung von detaillierten Inhalten. Ein Modell mit variablen Schnittstellen und Lens-Shift bietet Flexibilität für unterschiedlichste Präsentationsszenarien. Weitere Kriterien bei der Wahl des Beamers sind Gewicht und Mobilität sowie Betriebsgeräusche.

→ Beispiele für Business Beamer

Drahtloses Präsentationssystem

Mit einem drahtlosen Präsentationssystem gelingt Teamwork im Konferenzraum ganz einfach. Teilnehmer teilen Inhalte von ihren Geräten einfach drahtlos und brauchen sich nicht mit Kabelsalat herumärgern. Das steigert die Effizienz und hält Besprechungen am Laufen.

→ Beispiele für drahtlose Präsentationssysteme

Professional Audio

Eine hochwertige Audioausstattung ist für klare Kommunikation im Konferenzraum sehr wichtig. Hochwertige Mikrofone und Lautsprechersysteme stellen eine erstklassige Klangqualität ohne Störgeräusche und eine angenehme Meetingatmosphäre sicher.

→ Beispiele für professionelle Audiotechnik

Mediensteuerung

Mit einer intuitiv bedienbaren Mediensteuerung lässt sich die gesamte Technologie im Konferenzraum einfach regeln - von der Beleuchtung bis zum Bildschirm und zum Videokonferenzsystem.

→ Beispiele für Mediensteuerungen

Tipp: Digitales Workplace Management für Raumbuchung und -verwaltung

Sie möchten Doppelbuchungen oder Leerstände der Konferenzräume vermeiden? Digitale Workplace-Management-Systeme ermöglichen eine effiziente Raumnutzung. Ihre Mitarbeiter können Räume und Arbeitsplätze entsprechend ihren Anforderungen reservieren und erhalten Erinnerungen an bevorstehende Termine. Zudem können die Administratoren auch Reservierungsregeln definieren und die Nutzungsdaten analysieren.

→ Beispiele für digitales Workplace Management

Konferenzraum einrichten: Häufige Fragen

Was braucht man in einem Konferenzraum?

Die Ausstattung eines Konferenzraums umfasst in der Regel ergonomische Stühle, einen Konferenztisch, technische Ausstattung wie Beamer, Bildschirme, Mikrofone und Kameras, geeignete Beleuchtung sowie gegebenenfalls Akustikpaneele.

Wie groß muss ein Konferenzraum sein?

Die notwendige Größe eines Konferenzraums hängt wesentlich von der Nutzung ab, in erster Linie natürlich von der Anzahl der Personen, die dort Platz finden sollen. Auch die Art der Bestuhlung spielt eine Rolle, so kommt man beispielsweise bei Stuhlreihen mit 1,5-2,5 m² pro Person aus. Sitzen die Teilnehmenden rund um einen Konferenztisch, beträgt der Platzbedarf mindestens 3 m² pro Person.

Wie kann ich von TASTEONE meine Konferenzräume einrichten lassen?

TASTEONE bietet Ihnen eine umfassende Konzeption und Ausstattung Ihrer Konferenzräume aus einer Hand. Unsere Leistungen beinhalten von der Bedarfsanalyse und Planung über die Beschaffung der nötigen Komponenten hin zur Montage alle notwendigen Schritte. Kontaktieren Sie uns gern für ein unverbindliches Beratungsgespräch!

TASTEONE realisiert Ihre zukunftsfähigen Konferenzräume

Konferenzraum mit Technik von Yealink

Seit über 20 Jahren gestalten wir Umgebungen, die effiziente Zusammenarbeit möglich machen und kreatives Potenzial freisetzen. Unsere individuell erstellten Raumkonzepte und technischen Lösungen passen sich perfekt an die Bedürfnisse unserer Kunden an.

Wir begleiten Sie auf dem Weg zu Ihrem idealen Konferenzraum: von der eingehenden Bedarfsanalyse über die Planung des Raums und eine transparente Produktberatung bis hin zur Realisierung und darüber hinaus. Vertrauen Sie auf TASTEONE als Ihren Partner für durchdachte und nachhaltige Konferenzlösungen.

Sie möchten einzigartige Konferenzräume einrichten? Wir bieten Ihnen:

Analyse & Beratung

Um unseren Service optimal auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen, beginnen wir mit einer umfassenden Besichtigung Ihrer Räumlichkeiten. Dabei legen wir besonderes Augenmerk auf die bestehenden baulichen und technischen Voraussetzungen sowie auf die Lichtverhältnisse. Diese sorgfältige Erstanalyse bildet die Grundlage, damit wir Sie umfassend zu den passenden Konzepten, Produkten und Lösungen beraten können.

Planung & Konzeption

Gern unterstützen wir Sie umfassend bei der Planung und Konzeption Ihres Konferenzraums.  Hier berücksichtigen wir sowohl die elektrische Ausstattung und Medientechnik als auch Konferenzmöbel, Klimatisierung, Beleuchtung und Dekoration. Darüber hinaus bieten wir Ihnen die Möglichkeit, die Einrichtung durch realistische Visualisierungen bereits im Voraus zu erleben.

Finanzierung & Beschaffung

Wenn Sie bei TASTEONE Ihren Konferenzraum einrichten lassen, stehen Ihnen vielfältige Finanzierungsoptionen offen, vom Kauf über die Miete bis hin zu Leasing. Egal, wofür Sie sich entscheiden: Sie erhalten immer ein sorgfältig erstelltes Angebot, aus dem alle Kosten transparent hervorgehen. Wenn Sie dieses annehmen, kümmern wir uns sofort um die Beschaffung und sorgen für eine schnelle und reibungslose Lieferung an die gewünschte Adresse.

Montage & Konfiguration

Unser Service beinhaltet ebenso die fachgerechte Montage, Installation und Konfiguration aller Komponenten – AV-Technik, Mobiliar oder weiteres Zubehör – durch unser qualifiziertes Team. Sie können selbst wählen, in welchem Umfang Sie unsere Hilfe in Anspruch nehmen möchten. Wir garantieren für die tadellose Ausführung nach Ihren Vorgaben.

Projektmanagement & Anwendertrainings

Wir kommunizieren alle Termine frühzeitig und transparent, um Ihnen die Planung zu erleichtern. Selbstverständlich können Sie sich auf eine zuverlässige Lieferung der bestellten Technik verlassen und profitieren dabei von unserem professionellen Projektmanagement. Auf Wunsch bieten wir Ihnen maßgeschneiderte Anwenderschulungen für die bestellte Konferenzraumtechnik.

Wartung & Support

Eine dauerhafte und vertrauensvolle Zusammenarbeit ist uns wichtig. Aus diesem Grund unterstützen wir Sie auch nach der Fertigstellung des Konferenzraums – indem wir beispielsweise Ersatzteile bereitstellen, Garantieansprüche rasch bearbeiten oder technische Fragen beantworten. Wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung und bieten Ihnen gerne einen individuell angepassten Service- und Wartungsvertrag an.

Erstgespräch vereinbaren

Wie soll Ihr neuer Konferenzraum aussehen?
Besprechen wir das doch gemeinsam!

Kundenstimmen

Ihr Erfolg ist unser Erfolg

ACTC GmbH Erkrath, Nordrhein-Westfalen

Wir, die ACTC GmbH (tigha), haben Tasteone als einen absolut zuverlässigen Partner im Bereich der Videokonferenzräume kennen gelernt. Schnelle und absolut zuverlässige Abwicklung. Sehr gute Beratung. Kompetente Monteure und ein reibungsloser Ablauf. Vielen Dank!

Volksbank Ochtrup-Laer eG Ochtrup, Nordrhein-Westfalen

Wir, als Volksbank Ochtrup-Laer eG, haben bereits im Jahr 2009 in unserem Neubau einen Veranstaltungsbereich mit entsprechender Medientechnik für 2 Räume für bis zu 180 Personen bekommen. Die Technik hat in 2020 ein großes Upgrade auf die aktuellen digitalen Standards bekommen. Hierbei haben wir, wie schon in 2009, auf die Firma TasteOne in Leverkusen zurückgreifen und erneut einen sehr professionellen Service genießen dürfen. Vom Vorgespräch, über die Planung inkl. Einarbeitung neuer Überlegungen, weiter bis zur Umsetzung und Montage - alles perfekt gelaufen. Sowohl Hard- als auch Software Umsetzung sind absolut zu unserer Zufriedenheit. Das Upgrade ist wunderbar gelungen, unsere beiden Veranstaltungsräume sind wieder stark frequentiert. Vielen Dank für die professionelle Ausführung.

Beraten, geplant, umgesetzt

Ein Auszug unserer Referenzen

Berater vor Ort wählen

Giovanni Russo
Area Sales Manager West
Giovanni Russo
für PLZ-Gebiete 35xxx-36xxx, 40xxx-42xxx, 50xxx-58xxx, 60xxx-69xxx, 97xxx
Simon Gießing
Area Sales Manager West
Simon Gießing
für PLZ-Gebiete 35xxx-36xxx, 40xxx-42xxx, 50xxx-58xxx, 60xxx-69xxx, 97xxx
Laura Kettermann
Area Sales Manager Middle
Laura Kettermann
für PLZ-Gebiete 33xxx-34xxx, 44xxx-49xxx, 59xxx
Nabil Kahl
Area Sales Manager East
Nabil Kahl
für PLZ-Gebiete 10xxx-11xxx, 13xxx-19xxx, 39xxx
Daniel Albrecht
Area Sales Manager East
Daniel Albrecht
für PLZ-Gebiete 00xxx-09xxx, 12xxx, 95xxx-96xxx, 98xxx-99xxx
Nikolaus Brachvogel
Area Sales Manager North
Nikolaus Brachvogel
für PLZ-Gebiete 20xxx-32xxx, 37xxx-38xxx
Diana Schmäling
Area Sales Manager South
Diana Schmäling
für PLZ-Gebiete 70xxx-94xxx

... oder schreiben Sie uns

Pflichtfeld *

Was ist die Summe aus 8 und 7?

Kontakt

TASTEONE AV- & IT-Solutions GmbH

Head Office Leverkusen

Johannes-Kepler-Straße 14
51377 Leverkusen

+49 214 312602 0
info@tasteone.eu