Konferenzraum einrichten:
So überzeugen Sie auch im großen Stil

Zwar definieren gängige Nachschlagewerke einen Konferenzraum als großen Raum für Tagungen, Kongresse und Versammlungen. Im heutigen Sprachgebrauch muss ein Konferenzraum jedoch nicht unbedingt die Größe eines Saales haben und auch kleine oder mittelgroße Räume können - je nach Unternehmen oder Einrichtung - als Konferenzräume bezeichnet werden.

Im Business und Public Sector werden Konferenzräume meist für die obere Management-, Führungs- oder Vorstandsebene eingerichtet, um hier gemeinsam Unternehmensentscheidungen zu treffen, Business-Strategien zu erörtern oder (geschäfts)politische Strategien zu entwickeln. Doch auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen, Vereinen oder Verbänden kann es Konferenzräume geben. Denn schließlich macht es mehr Eindruck auf Kunden, Besucher und Geschäftspartner, wenn sie statt ins Besprechungszimmer in den Konferenzraum gebeten werden.

Moderne Konferenzräume ermöglichen hybride Zusammenkünfte. Konferenzteilnehmer können sich dabei sowohl physisch präsent am Tisch zusammenfinden, als auch per Videokonferenz oder in einer Mischung aus beidem.

Unabhängig von seiner Größe, dient ein Konferenzraum in der Regel auch repräsentativen Zwecken. Deshalb sollte sich die Konferenzraumeinrichtung und -gestaltung nicht ausschließlich auf Technik und Funktionalität konzentrieren, sondern auch Ästhetik, Corporate Identity und Corporate Design widerspiegeln. Ein ganzheitlicher Ansatz ist gefragt, um ein wirklich stimmiges Gesamtkonzept aus Technik, Mobiliar, Licht, Klima und Raumsteuerung zu erhalten. Gern beraten unsere Experten dazu und entwickeln das richtige Konzept für Ihren Konferenzraum.

Um eine konstruktive Arbeitsumgebung im Konferenzraum zu schaffen, reicht Technik nicht aus. Oft ziehen sich Meetings im Konferenzraum über Stunden hin. Aber auch für kurze Meetings und Brainstormings müssen entsprechende Anreize geschaffen werden. Damit Körper und Verstand nicht ermüden, sollte deshalb auch das Ambiente schon bei der Konferenzraumplanung eine wichtige Rolle spielen. Denn wenn Technik und Möbel erst einmal an ihrem Platz stehen, ist es viel aufwändiger, noch größere Anpassungen vorzunehmen.

Beleuchtung für den Konferenzraum

Je nachdem, welchen Zwecken der Konferenzraum gerade dienen soll, muss die Beleuchtung vielfältigen Ansprüchen gerecht werden. Eine homogene, blendfreie Allgemeinbeleuchtung ist jedoch immer die Grundvoraussetzung, damit die Teilnehmer einander und eventuelle Präsentationen gut sehen können. In der Regel kommen deshalb in Konferenzräumen Decken- oder Hängelampen über dem Konferenztisch zur Anwendung. Sind Displays, Beamer oder Tischmonitore im Einsatz, brauchen auch diese die richtige Beleuchtung - im Idealfall getrennt von der Allgemeinbeleuchtung geschaltet. Hier ist auch darauf zu achten, dass sich Konferenzräume mit großen Fenstern gegebenenfalls abdunkeln oder die Raumleuchten dimmen lassen. Wer für alle Fälle gewappnet sein möchte, sollte sich über Lösungen informieren, mit denen sich verschiedene Lichtszenarien programmieren und bequem per Fernbedienung aufrufen lassen.

Akustik im Konferenzraum

Besprechungen und Meetings im Konferenzraum können nur dann effizient sein, wenn keine Geräusche von außen stören. Je nach Lage des Raumes innerhalb des Gebäudes sollte hier von Anfang an über geräuschdämmende Maßnahmen nachgedacht werden. Denn liegt der Konferenzraum zum Beispiel inmitten von Büros oder Bereichen, wo sich viele Menschen aufhalten, können deren Geräusche äußerst störend wirken. Doch auch im Raum selbst kann durch Stühlerücken, geflüsterte Unterhaltungen, Papierrascheln etc. schnell Unruhe entstehen, so dass nicht mehr alle Konferenzteilnehmer dem Geschehen folgen können. Akustikdecken, Deckensegel oder Akustik Wandabsorger können hier gegenwirken. Mit Akustikbildern schlägt man gleich zwei Fliegen mit einer Klappe. Denn die bedruckbaren Wandabsorber federn nicht nur Störgeräusche ab. Sie können durch individuelle Motive dem Konferenzraum zusätzlich Atmosphäre verleihen und unterstreichen beispielsweise durch die Verwendung von Firmenlogo und -farben das Corporate Design.

Farbgestaltung im Konferenzraum

Sowohl bei der Wand- und Deckengestaltung als auch bei den Konferenzmöbeln und Böden tragen warme Farben zum Wohlbefinden bei, während kühle Blautöne beispielsweise die Kreativität fördern. Natürlich können auch die Farben des Corporate Designs einfließen. Je nach CD-Farben sollten diese aber gegebenenfalls etwas abgeschwächt verwendet werden. Ein leuchtendes Grün beispielsweise mag im Logo frisch und modern aussehen, üppig im Konferenzraum eingesetzt, kann es jedoch schnell überfordern.

Pflanzen für den Konferenzraum

Eine gut geplante Begrünung des Konferenzraumes trägt nicht nur zur Optik, sondern auch maßgeblich zu einem gesunden Raumklima bei. Denn Pflanzen erzeugen Sauerstoff und begünstigen eine gesunde Luftfeuchtigkeit. Wenn Sie Pflanzen für Ihren Konferenzraum suchen, sollten Sie darauf achten, dass diese ansprechend aussehen aber dennoch dezent sind. Zudem sollten sie pflegeleicht sein und das ganze Jahr über attraktiv aussehen. Achten Sie auch darauf, welche Lichtverhältnisse die Pflanzen brauchen und ob sie es zum Beispiel gut vertragen, wenn vergessen wurde, die Jalousien zur Verdunkelung wieder zu öffnen. Unser Tipp für besondere Akzente: Pflanzen müssen nicht immer auf dem Boden stehen. Auch Hängepflanzen oder eine vertikale Begrünung können zu einem tollen Ambiente im Konferenzraum beitragen!

Sie möchten mehr erfahren oder wünschen eine individuelle Beratung? Kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Sie.

Ob der Konferenzraum für Vorstandssitzungen, Kundengespräche oder Projektmeetings genutzt wird, fast immer wird Technik eingesetzt, um die Meetings anschaulicher und interaktiver zu gestalten. Häufig nehmen an Besprechungen auch nicht mehr nur physisch anwesende Personen teil, sondern Kollegen oder Geschäftspartner schalten sich von außerhalb dazu. Hybrid lautet hier das Stichwort, und moderne Konferenzräume sollten von Anfang an so geplant sein, dass alle Nutzer jederzeit und von überall aus an Meetings teilnehmen können. Dazu braucht es eine sorgfältige Planung und Auswahl der Konferenztechnik.

Präsentationsdisplay

Vorbei sind die Zeiten, als sich im Konferenzraum alle um ein winziges Notebook drängen mussten. Heutzutage sind mindestens Präsentationsdisplays das Instrument der Wahl, wenn es darum geht, Ideen vorzustellen, Geschäftsberichte zu präsentieren oder Projektfortschritte zu zeigen. Wichtig sind dabei Typ und Größe des Displays. Je nach Raumgröße, Anzahl und Anordnung der Sitzplätze variieren Betrachtungsabstand und -winkel. Soll das Display zudem selbst kleinste Details gestochen scharf darstellen, lohnt sich die Investition in ein Produkt mit hoher Auflösung. Mit der richtigen Software und passendem Zubehör lässt sich ein Präsentationsdisplay auch für Videokonferenzen nutzen.

Interaktives Display

Möchten Sie im Konferenzraum nicht nur digitale Inhalte zeigen, sondern gemeinsam mit anderen Personen daran arbeiten? Dann empfehlen wir Ihnen ein interaktives Display bzw. interaktives Whiteboard. Hier können Sie mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern intuitiv Dokumente bearbeiten, verschieben, handschriftliche Kommentare ergänzen u.v.m. Auch die spontane Webrecherche oder das Aufrufen von Webseiten sind dank integriertem Browser sofort möglich. Darüber hinaus sind interaktive Displays in der Regel von Haus aus bereits mit Kamera, Lautsprechern und Mikrofon ausgestattet und bringen so bereits gute Voraussetzungen für professionelle Videokonferenzen und hybride Konferenzen mit.

Projektor und Leinwand

Bei besonders großen Konferenzräumen kann es sein, dass ein Display nicht ausreicht, um für alle Teilnehmer eine optimale Sichtbarkeit zu gewährleisten. Projektoren leisten auch bei Bildgrößen von 100" und mehr hervorragende Arbeit und skalieren Bilder rahmenlos. Werden sie regelmäßig eingesetzt, empfiehlt sich statt einer mobilen Lösung die feste Installation zum Beispiel an oder in der Decke. Die passende Leinwand gleicht Bildbeeinträchtigungen aus, die zum Beispiel durch unebene oder farblich unpassende Wände entstehen können.

Videoperipheriegeräte

Sollen im Konferenzraum Zusammenkünfte und Teamwork hybrid erfolgen, ist eine professionelle Videokonferenzkamera unverzichtbar. Je nach Raumgröße oder Anzahl der Teilnehmer reichen die Bordmittel von Displays jedoch nicht immer aus. Dies sollte schon bei der Planung berücksichtigt werden. PTZ-Kameras mit Schwenk-Neige-Zoom können beispielsweise während der Besprechung bewegt werden und lenken so den Fokus auf die Person, die gerade im Mittelpunkt steht. Weitwinkelkameras erfassen alle Personen im Raum bzw. in der Remote-Ansicht. Auch gibt es Kameras, welche die Helligkeit so justieren, dass die Teilnehmer auch bei ungünstigen Lichtverhältnissen gut zu sehen sind. Die neuste Entwicklung sind Kameras mit künstlicher Intelligenz, die zum Beispiel durch Auto-Framing und Sprecherverfolgung automatisch auf den Sprecher fokussieren.

Audioperipheriegeräte

Wer nicht gehört wird oder nichts versteht, kann im Konferenzraum nur wenig erreichen - das gilt sowohl für Teilnehmer vor Ort als auch für digital zugeschaltete Personen. Alle Personen und akustischen Präsentationen müssen klar und deutlich zu verstehen sein. Professionelle Audiolösungen für Konferenzräume können zum Beispiel mittels Rauschunterdrückung Hintergrundgeräusche reduzieren. Bei einem gerichteten Audiosignal oder dem automatischen Tracking von Sprechern werden Mikrofone oder Freisprecheinrichtungen auf den Teilnehmer gerichtet, der das Wort hat. Die richtige Volumenkapazität stellt sicher, dass auch Besprechungsteilnehmer im hinteren Teil des Raumes gehört werden und hören können. Für Meetings im Konferenzraum eignen sich Grenzflächenmikrofone besonders gut, denn sie empfangen Sprachsignale von allen Seiten und auch von entfernten Personen, ohne eine Rückkopplung zu erzeugen. Sie können auf dem Tisch, an der Decke oder an der Wand installiert werden.

Konferenztools

Mit der Hardware allein ist es natürlich nicht getan, wenn im Konferenzraum professionell kommuniziert und zusammengearbeitet werden soll. Interaktive Displays bringen von Haus aus zwar vielfältige Business-Anwendungen mit, um gemeinsam an digitalen Inhalten zu arbeiten, müssen aber gegebenenfalls noch Videokonferenzanwendungen ergänzt werden. Auch reine Präsentationsdisplays beinhalten nicht standardmäßig auch Videokonferenzanwendungen. Videokonferenztools gibt es sehr viele und zu den bekanntesten Anwendungen zählen Microsoft Teams, Cisco Webex oder auch Zoom. Während einige browserbasiert sind und weder Installation noch Login erfordern, sind andere Teil eines Programmpaketes, das heruntergeladen, installiert und aktualisiert werden muss.

Bei der Auswahl sollte unter anderem auf folgende Aspekte geachtet werden:

• Videoqualität
• Teilnehmerhöchstzahl
• Funktion zum Bildschirmteilen
• Option zur gemeinsamen Arbeit an Dokumenten
• Datenverschlüsselung
• Nutzbarkeit von Anwendern ohne Installation
• Preisgestaltung und Vertragsbindung

Mediensteuerung

Je umfangreicher und komplexer die Technik im Konferenzraum wird, desto wichtiger ist es, dass die wichtigsten Komponenten und Anwendungen schnell und einfach gestartet und bedient werden können. Hier kommen smarte Steuerungsdisplays ins Spiel. Sie sind per Touch-Funktion bedienbar, lassen sich an Wänden oder in Tischen installieren und erlauben die direkte Anwahl von Geräten. Videokonferenz starten, Projektor einschalten, Jalousien schließen oder Licht aus sind hier nur einige von vielen möglichen Programmierungen. Und die Benutzeroberfläche lässt sich sogar im Corporate Design gestalten.

Sie möchten sich nicht individuell mit jeder Komponente Ihrer Konferenztechnik auseinandersetzen, sondern suchen ein Komplettpaket für Ihren Konferenzraum? Wir beraten Sie gern individuell und konzipieren eine ganzheitliche Konferenzlösung für Sie.

Das Herzstück jedes Konferenzraums ist der Tisch, an dem alle zusammenkommen. Die Größe hängt davon ab, wie viele Personen hier regelmäßig zusammensitzen. Ausziehbare Tische bieten die nötige Flexibilität, wenn die Teilnehmerzahl schwankt. Je nach Geschmack bieten sich ovale, quadratische oder rechteckige Konferenztische an. Wird der Konferenzraum auch für Präsentationen oder Vorträge genutzt, ist darauf zu achten, dass niemand mit dem Rücken zum Geschehen sitzen muss. Mittig angebrachte Tischbeine bieten maximale Bewegungsfreiheit.

Wichtig ist auch, dass selbst bei einem voll besetzten Raum noch genügend Bewegungsfreiheit gegeben ist. Sind zum Beispiel Schränke, Medienwände oder Displays vorhanden, sollte der Konferenztisch entsprechend kleiner ausfallen. Und denken Sie auch an Kabeldurchlässe und Tischanschlussfelder, falls Ihre Besprechungsteilnehmer ihre eigenen Endgeräte mitbringen und nutzen.

Bei den Materialien für den Tisch ist Holz nach wie vor sehr beliebt und bewährt, denn es sieht modern aber dennoch elegant aus und ist leicht zu reinigen und zu pflegen. Glastische hingegen spiegeln häufig unangenehm und müssen nach jedem Meeting akribisch poliert werden.

Auch wenn die Stühle zum Konferenztisch passen müssen, Ergonomie ist hier das A und O, denn Teilnehmer mit Rückenschmerzen können selten konstruktiv arbeiten. Ergonomisch geformte Sitzflächen und Rückenlehnen, die sich an die Körperform anpassen, sind deshalb bei Konferenzstühlen unerlässlich. Form und Art der Polsterung dürfen hier ebenfalls nicht vernachlässigt werden. Auch das Gestell kann das gesunde Sitzen unterstützen, indem es zum Beispiel leichtes Federn und somit mehr Dynamik des Sitzenden erlaubt.