Videokonferenzsysteme für hybrides Arbeiten

Ein Videokonferenzsystem ist eine technologische Lösung, die Video- und Audiokommunikation in Echtzeit zwischen Personen an verschiedenen Standorten ermöglicht; oft ergänzt durch Funktionen wie Chat, Bildschirmfreigabe und Dateiaustausch. Das System integriert Geräte wie Kameras, Mikrofone und Bildschirme und die dazugehörige Software.

Ein Videokonferenzsystem umfasst sowohl Hardware- als auch Softwarekomponenten. Die Ausstattung kann dabei, je nach Anwendungsfall, mehr oder weniger umfangreich sein.

Grundvoraussetzung für eine Videokonferenz ist zunächst eine geeignete Software bzw. Plattform, etwa Zoom, Microsoft Teams, Cisco Webex oder GoToMeeting. Darüber hinaus werden die folgenden Komponenten benötigt:

Kameras

Moderne Videokonferenzkameras liefern Bilder in HD-Auflösung, können schwenken, neigen, zoomen und ermöglichen Speaker-Tracking. Preis- bzw. Qualitätsunterschiede gibt es in puncto Zoomfunktion (bei High-end-Geräten bis zu 15-fach), Auflösung und Sichtfeld. Je nach Konferenzraum müssen ein oder mehrere Kameras installiert werden, ggf. ist auch eine Whiteboard-Kamera erforderlich.

Mikrofone

Sie können z. B. auf einer Soundbar fest installiert sein, in einem Headset oder als mobile Geräte zum Einsatz kommen. Hochwertige Mikrofone verfügen meist über Rausch- und Echounterdrückung. Unterschiede gibt es beispielsweise bei der Reichweite der Mikrofone.

Lautsprecher

Diese können in verschiedenen Formen auftreten, als separate Geräte, als Teil einer Soundbar oder als Speakerphones in Kombination mit einem Mikrofon.

Displays

Displays werden gängigerweise nicht als Teil von Videokonferenzsystemen verkauft, sind aber selbstverständlich Grundlage jeder Videokonferenz. Bei TASTEONE erstellen wir Ihnen gern ein Angebot für eine Komplettlösung inklusive der nötigen Bildschirme.

Je nach Anbieter und Produkt kann ein Videokonferenzsystem weitere Bestandteile haben, beispielsweise:

Hub

Dient der Verbindung aller Audio- und Videokomponenten mit einem mitgebrachten Gerät (z. B. Notebook) und ermöglicht sogenannte Plug-and-Play-Lösungen.

Controlpanel

Zur Steuerung werden manchmal separate Controlpanels oder Mediensteuerungen verwendet, die in der Bedienung einem Tablet ähneln.

Fernbedienung

Ebenso können Kameras, Mikrofone, Lautsprecher usw. über eine Fernbedienung gesteuert werden.

Größere Räume erfordern in der Regel mehrere der genannten Komponenten.

Softwarebasierte Videokonferenzsysteme

Nur für 1:1-Meetings geeignet: Hierfür wird keine spezielle Hardware benötigt, das „System“ besteht aus einer Software und einem Notebook, Tablet oder Smartphone. Die Software wird entweder am Endgerät installiert oder als Cloud-Lösung genutzt.

Desktop-Videokonferenzsystem

Für 1:1-Meetings oder mit geringfügig mehr Teilnehmern: Wie der Name schon sagt, passen diese Systeme auf einen einzelnen Arbeitsplatz. An Hardware ist hier meist ein Headset sowie eine hochauflösende Webcam im Einsatz.

Set-Top-Videokonferenzsysteme/Rollabouts

Für kleinere Gruppen: Hierbei handelt es sich um kompakte, tragbare Videokonferenzsysteme, bestehend aus Kamera, Mikrofon, Lautsprecher und Multipoint Control Unit, die an einen Bildschirm angeschlossen werden. Mobil einsetzbar, z. B. im Besprechungsraum eines Hotels oder auf Messen.

Videokonferenzraumsysteme

Für mittlere bis größere Gruppen: Raumsysteme für Videokonferenzen sind meist modular aufgebaut. Sie funktionieren unabhängig von Computern bzw. Laptops, lassen sich an die Anforderungen des Raums anpassen und bieten eine hervorragende Klang- und Bildqualität.

Moderne Videokonferenzsysteme bieten eine Vielzahl von Funktionen, um die Zusammenarbeit und Kommunikation über Distanzen hinweg zu erleichtern. Hier sind einige gängige Funktionen, die in Videokonferenzsystemen enthalten sein können:

Video- und Audioübertragung

Übertragung von Live-Video und Audio während der Konferenz

Bildschirmfreigabe

Teilnehmer können ihren Bildschirm für andere sichtbar machen, um Präsentationen, Dokumente oder Softwareanwendungen zu teilen.

Chat-Funktion

Textbasierte Kommunikation in Echtzeit zwischen den Teilnehmern

Aufzeichnungsmöglichkeiten

Videokonferenzen aufzeichnen, um sie später anzusehen oder für andere verfügbar zu machen

Teilnehmerverwaltung

Kontrolle über Einladungen, Zugriffsberechtigungen und Teilnehmerliste

Kalenderintegration

Integration von Kalenderanwendungen, um Meetings zu planen und Einladungen zu verschicken

Virtuelle Hintergründe

Möglichkeit, den Hintergrund des eigenen Videos virtuell zu verändern, um Privatsphäre zu wahren oder professionellere Umgebungen zu simulieren

Sitzungsaufzeichnung

Meetings aufzeichnen und später speichern oder teilen

Abstimmung und Umfragen

Funktionen zur Durchführung von Abstimmungen oder Umfragen während der Konferenz

Automatische Untertitelung

Automatische Erstellung von Untertiteln, um die Barrierefreiheit zu verbessern

Anwesenheitsmanagement

Anzeige der Anwesenheit und Aktivität der Teilnehmer während der Konferenz

Passwortschutz und Verschlüsselung

Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Interaktive Whiteboards

Virtuelle Whiteboards für kollaborative Zeichnungen, Anmerkungen und Präsentationen

Integration mit Drittanbieteranwendungen

Möglichkeit zur Integration von anderen Softwareanwendungen, wie z.B. Projektmanagement-Tools oder Cloud-Speicherlösungen

Dokumentenfreigabe

Dokumente und Dateien während der Konferenz teilen und gemeinsam bearbeiten

Eine PTZ-Kamera (Pan-Tilt-Zoom-Kamera) ist eine fernsteuerbare Videokamera, die schwenken (pan), neigen (tilt) und zoomen (zoom) kann. Sie wird häufig für Videokonferenzen und Live-Übertragungen eingesetzt, um verschiedene Blickwinkel und Details aus der Ferne zu erfassen.

Welches das „beste“ Videokonferenz-Tool ist, hängt von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens ab. Beliebte Optionen sind zum Beispiel Zoom, Microsoft Teams, GoToMeeting, Jitsi und Cisco Webex. Bei der Auswahl des Tools sind Kriterien wie Videoqualität, Höchstanzahl der Teilnehmenden, Funktionen zur Kollaboration, Datenverschlüsselung und Preis zu beachten.

Für große Räume eignen sich mehrteilige Videokonferenzraumsysteme, die mit schwenkbaren Kameras, mehreren leistungsstarken Mikrofonen und Lautsprechern ausgestattet sind. Dazu zählen z. B. die Yealink MVC-Serie, die Logitech Rally Bar, Studio X7 von Poly oder der Cisco Webex Room Kit Plus.

Für kleine Räume eignen sich kompakte All-in-one-Lösungen, die flexibel und mobil eingesetzt werden können, beispielsweise der ThinkSmartHub von Lenovo oder die Logitech Meetup.

Neben einfacher Handhabung, flexiblen Teilnahmemöglichkeiten und weiteren Features spielen bei Business Videokonferenzen vor allem Sicherheit und Datenschutz eine enorm wichtige Rolle. Schließlich werden sowohl bei Videokonferenzen im Büro als auch im Home Office regelmäßig interne, sensible Daten und Informationen ausgetauscht - sei es akustisch, schriftlich oder durch das Teilen von Bildschirminhalten und Dokumenten. Hier sind einige Aspekte, auf die Sie vor der Anschaffung achten sollten, wenn Sie sichere Videokonferenzsysteme suchen:

• Zugangskontrollmöglichkeit für interne und externe Teilnehmer
• Wartebereiche zur Vorabüberprüfung von Teilnehmern
• Meeting-IDs und- passwörter
• Informationsmöglichkeiten über eventuellen Aufzeichnungen
• Hintergrundanpassung für sensible Unternehmensbereiche
• Erkennung und Abwehr schädlicher, in Chats ausgetauschter Links
• automatisierte Sicherheitsupdates auf allen genutzten Endgeräten
• End-to-End-Verschlüsselung
• Datenschutzrichtlinien der verwendeten Videokonferenzplattform
• Sicherheitsunterweisung der Mitarbeiter vor Ort, mobil und im Home Office

Sie wissen aufgrund der Vielzahl am Markt erhältlichen Videokonferenzsysteme nicht, welches Ihre Sicherheits- und Datenschutzanforderungen optimal erfüllt? Lassen Sie sich von uns individuell und bedarfsgerecht beraten!