Ihr Wegbegleiter in die digitale Zukunft

Digitale Technologien und Prozesse halten in immer mehr Bereichen unserer Gesellschaft Einzug und verändern diese nachhaltig. Den Weg dorthin aber auch die Auswirkungen bezeichnet man als digitale Transformation.

Die digitale Transformation beschränkt sich dabei nicht allein auf Unternehmen, die durch digitale Informations- und Kommunikationstechnologien ihren Erfolg steigern, Geschäftsabläufe optimieren, Kundenerlebnisse verbessern oder Geschäftsmodelle weiterentwickeln wollen. Auch Privatpersonen, öffentliche Einrichtungen, gemeinnützige Organisationen, Schulen, staatliche Organe und alle anderen Teilnehmer der Gesellschaft agieren immer häufiger digital, werden davon beeinflusst und befinden sich so auf dem Weg der digitalen Transformation.

Für die digitale Transformation braucht es zunächst eine digitale Infrastruktur. Dazu gehören neben der Hardware wie zum Beispiel Computer, Smartphones, Tablets, Telefonanlagen, AV- und IT-Systeme etc. auch Netzwerklösungen, Server, Speichersysteme, Software und Apps, um Daten sowie Informationen zwischen den Geräten und ihren Anwendern zu übertragen, auszutauschen und vorzuhalten.

In Unternehmen kann der digitale Wandel in verschiedenen Bereichen und über mehrere Stufen hinweg stattfinden:

Bei der digitalen Transformation von Abläufen und Prozessen werden analoge Vorgehensweisen nach und nach durch digitale Workflows ersetzt. Per Dokumentenmanagementsystem lassen sich zum Beispiel unter anderem Dokumente automatisiert verteilen und ablegen oder elektronisch Geschäftsakten anlegen. Auch die Buchhaltung und Personalverwaltung, die standortübergreifene Kommunikation, die Bearbeitung von Bestellungen, das Termin- und Projektmanagement sowie viele weitere Prozesse und Aufgaben lassen sich durch digitale Workflows digitalisieren und automatisieren.

Auch die digitale Transformation von Kundenbeziehungen kann Teil des digitalen Wandels sein. Marketing und Vertrieb beispielsweise erfolgen immer häufiger mit digitaler Unterstützung - sei es bei der Bekanntmachung von Produkten und Dienstleistungen oder auch bei der Kundenbindung und -pflege. Digitale Werbung, Suchmaschinenoptimierung, Newsletter, digitale Umfragen etc. sind hier nur einige Beispiele.

Die digitale Transformation von Services soll Kunden dabei helfen, die Angebote von Unternehmens besser zu verstehen, richtig anzuwenden, bessere Kaufentscheidungen zu treffen und vieles mehr. Wer zum Beispiel Möbel kaufen möchte und diese vorher online planen und in seinen eigenen vier Wänden visualisieren kann, wird aller Wahrscheinlichkeit nach schneller und bei diesem Anbieter kaufen. Händler, die per App nicht nur die gesuchten Produkte anzeigen, sondern auch, was noch dazu passt, wie es angewendet wird o.ä., sichern sich ebenfalls Wettbewerbsvorteile. Auch Chat-Bots, die rund um die Uhr für Kundenfragen erreichbar sind, steigern - wenn sie professionell umgesetzt sind - die Kundenzufriedenheit und damit den Unternehmenserfolg. Kundenportale und -communities, E-Learning-Akademien oder Ticket-Systeme zur Reklamationsabwicklung sind weitere Beispiele für digitale Services.

In welchem Umfang Unternehmen oder sonstige Einrichtungen ihre Arbeit digitalisieren, ist vollkommen unterschiedlich. Fest steht jedoch, dass kaum jemand ganz an der digitalen Transformation vorbeikommt. Neue digitale Technologien, Portale oder auch Geschäftsmodelle verändern Wertschöpfungsstrukturen und führen zu einem verändertem Wettbewerb. Hinzu kommt, dass Kunden aller Branchen zunehmend digitale Angebote und Services fordern. Nur Unternehmen, die ihre Customer Experience ständig weiterentwickeln, können ihre Kunden halten und wettbewerbsfähig bleiben.

Die digitale Transformation will zwar gut durchdacht sein und bringt einige Herausforderungen mit sich, bietet jedoch auch sehr viele Vorteile. Durch den Einsatz von digitalen Technologien lassen sich in Unternehmen beispielsweise die Betriebskosten in Supply Chain Management Prozessen und der Beschaffung senken. Digitale Informations- und Kommunikationslösungen schaffen ganz neue Möglichkeiten der interaktiven, globalen Zusammenarbeit, steigern die Produktivität, senken Reisekosten, reduzieren den damit verbundenen CO2-Ausstoß und schonen so die Umwelt.

Zudem können durch die digitale Transformation ganz neue digitale Produkte entstehen. Selbst bestehende Produkte erhalten durch die Digitalisierung einen neuen Schub, indem Unternehmen sie auch auf digitalen Plattformen, im E-Business oder auch im M-Commerce anbieten. Auch die Kundenbindung profitiert von der digitalen Transformation durch neuartige Tools zum Tracking und zur Analyse des Kunden- sowie Kaufverhaltens. Darüber hinaus schaffen digitale Technologien die Voraussetzungen, um Kunden über ganz neue Kanäle zu erreichen und das Kundenerlebnis immer weiter zu verbessern.

Doch nicht nur für Unternehmen ist die digitale Transformation wichtig. Auch Bildungseinrichtungen müssen diesen Weg gehen, um ihre Schüler auf den Umgang mit digitalen Technologien vorzubereiten und ihnen die für die Zukunft so wichtige Medienkompetenz zu vermitteln. Öffentliche Einrichtungen, Verwaltungen, Ämter und Behörden werden ebenfalls mit steigenden Anforderungen an digitale Angebote konfrontiert - sei es von ihren Mitarbeitern zur Optimierung von Abläufen oder von ihren Kunden an digitale Services.

Wo und wieviel Digitalisierung sinnvoll ist, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern, sollte zunächst in einer individuellen Analyse geprüft und in einer langfristigen Strategie festgehalten werden. Gern unterstützen wir Sie dabei. Denn die digitale Transformation beginnt nicht erst bei der Anschaffung von Technik und endet nicht mit der Einstellung von IT-Administratoren.

Um analoge Abläufe und Geschäftsprozesse zu digitalisieren und damit fit für die Zukunft zu machen, genügt es nicht, einfach neue Hardware und Software anzuschaffen. Vielmehr braucht es zunächst ein umfassendes, tiefgehendes Verständnis, welche Prozesse überhaupt stattfinden - sei es in der Kommunikation, in der Produktion, in der Datenverarbeitung, im Dienstleistungs- oder einem anderen Unternehmensbereich. Prozesse, die analog schon nicht besonders effizient sind, werden nicht besser, wenn sie 1:1 digitalisiert werden. Hier sollte zunächst genau hingeschaut werden, was erst verbessert werden kann und muss.

Ein weiterer wichtiger Erfolgsfaktor ist die Akzeptanz: Nicht nur die Geschäftsführung muss die Digitalisierung wollen, auch die Mitarbeiter müssen sie mittragen. Denn häufig sind sie in Sorge, dass digitale Technologien und Prozesse ihnen den Arbeitsplatz wegnehmen und sträuben sich, bei der Mitentwicklung zu helfen und Big Data, Blockchain, KI-Lösungen und Co. anzuwenden. Umso wichtiger ist es, der Belegschaft diese Sorgen zu nehmen, Digitalisierungsprozesse transparent zu gestalten und Mitarbeiter von Anfang an bei der Planung und Gestaltung einzubeziehen.

Digitale Transformation ist kein Sprint, sondern ein Marathon d.h. ein langfristiger, dauerhafter Prozess, denn die Entiwcklung neuer digitaler Technologien kommt nie zum Stillstand. Wer den Weg der digitalen Transformation gehen möchte, um dauerhaft wettbewerbsfähig und innovativ bleiben zu können, sollte sich dessen bewusst sein und darauf vorbereiten, immer wieder flexibel auf neue digitale Technologien zu reagieren. Nicht ohne Grund stellen immer mehr Unternehmen, öffentliche und sonstige Einrichtungen eigene Mitarbeiter und Beauftragte für die Digitalisierung ein.

Die digitale Transformation beeinflusst nicht nur Technologien und Geschäftsprozesse, sondern auch die Unternehmenskultur und -organisation. Entsprechend gibt es keinen einheitlichen Standard für die Vorgehensweise. Fest steht jedoch: Ohne eine Strategie geht es nicht, denn um wirklich erfolgreich sein zu können, muss die Digitalisierung dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern in Fleisch und Blut übergehen.

Zunächst empfiehlt es sich, für die digitale Transformation und alle damit verbundenen Projekte einen Verantwortlichen zu benennen, der über entsprechende Kompetenzen und ein Budget verfügt. Dies kann zum Beispiel der Geschäftsführer, der Chief Digital Officer oder auch ein Digitalisierungsmanager sein, der wiederum Leiter und Mitglieder verschiedener Projektteams bestimmt.

Ob es um die Digitalisierung von Produkten, die Entwicklung digitaler Geschäftsmodelle, die Schaffung digitaler Kundenservices, digitale Arbeitsplätze oder die Digitalisierung von Admin- und Produktionsprozessen geht - zunächst muss der IST-Zustand genau untersucht werden. Was wurde bereits digitalisiert und mit welchem Erfolg? Was kann noch digitalisiert werden und mit welchen Mehrwerten für Mitarbeiter, Kunden und Partner?

Um aus den Ergebnissen eine Digitalisierungsstrategie mit Zielen zu erstellen, können zum Beispiel folgende Fragen gestellt und beantwortet werden - nicht nur vom Digitalisierungsbeauftragten, sondern auch von den Mitarbeitern der verschiedenen Abteilungen.

• Wie kann Digitalisierung dazu beitragen, die Produkte und Services kundenorientierter, hochwertiger, schneller und besser zu machen?
• Welche Mehrwerte bietet die Digitalisierung bestehender Produkte und Services den Kunden und Partnern?
• Welche neuen Geschäftsmodelle lassen sich durch Digitalisierung erschließen?
• Wie können Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in der Administration und/oder Produktion durch Digitalisierung einfacher, effizienter und transparenter werden?

Diese und weitere Fragen so zu beantworten, dass daraus konkrete Ziele abgeleitet werden können, erfordert Zeit - vor allem da sich durch den fortlaufenden Prozess der digitalen Transformation auch neue Herausforderungen und Ziele ergeben werden.

Dennoch sollte es für die grundlegende Digitalisierungsstrategie eine Roadmap geben, um den Status, aktuelle und geplante Maßnahmen für alle transparenter und verständlicher zu machen. Durch diese Transparenz und die Involvierung der Mitarbeiter steigt die Akzeptanz bei ihnen und sie erhalten beispielsweise die Chance, sich rechtzeitig mit neuen Technologien und Abläufen vertraut zu machen oder auch entsprechende Fortbildungsmaßnahmen wahrzunehmen. Wichtig ist es außerdem, der Belegschaft von Anfang an verständlich zu machen, warum Digitalisierung erfolgsentscheidend ist und welche Auswirkungen es hätte, hier den Anschluss zu verpassen.

Wer die Digitalisierungsstrategie, ihre Bausteine, Projekte und Erfolge regelmäßig offiziell im Unternehmen kommuniziert, erschließt sich oft auch zusätzliche Potenziale. Abteilungen, die von erfolgreichen Digitalisierungsprojekten anderer erfahren, können so beispielsweise zu eigenen Ideen inspiriert werden und diese gewinnbringend für das ganze Unternehmen einbringen. Aber auch, wenn etwas nicht so gelaufen ist, wie geplant, hilft das daraus gewonnene Wissen dabei, andere Wege zu finden und Fehler künftig zu vermeiden.

TASTEONE unterstützt gern bei der Entwicklung einer individuellen Digitalisierungsstrategie und steht bei der Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite.