Mit der zunehmenden Verbreitung flexibler Arbeitsmodelle sind hybride Meetings, bei denen einige Teilnehmer vor Ort und andere virtuell anwesend sind, zu einem festen Bestandteil des modernen Arbeitsalltags geworden. Diese Art von Meetings stellt jedoch besondere Anforderungen an die Moderation, da sie sich sowohl von reinen Präsenz- als auch von reinen Online-Meetings unterscheidet.

Bei reinen Präsenzmeetings ist die physische Anwesenheit aller Teilnehmer gewährleistet, wodurch nonverbale Kommunikation wie Gestik und Mimik eine wichtige Rolle spielt. Die Teilnehmer können direkt und spontan interagieren, was oft zu lebhafteren Diskussionen führt. Reine Online-Meetings hingegen erfordern eine starke Fokussierung auf klare verbale Kommunikation und die Nutzung von digitalen Tools, um Interaktionen zu erleichtern. Hier ist es entscheidend, technische Schwierigkeiten zu minimieren und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gut hör- und sichtbar sind.

Besonderheiten hybrider Meetings

Hybride Meetings kombinieren beide Welten und stellen daher besondere Anforderungen an die Moderation. Sie müssen sicherstellen, dass die direkte Interaktion und Körpersprache der Teilnehmer im Raum berücksichtigt wird, während gleichzeitig die virtuellen Teilnehmer vollständig eingebunden werden. Das bedeutet, dass die technische Ausstattung zuverlässig sein muss und interaktive Elemente so gestaltet werden, dass sie für alle Teilnehmer, unabhängig von ihrer physischen Anwesenheit, gleichermaßen zugänglich sind. Die Herausforderung besteht darin, eine Balance zu finden, sodass keine der beiden Gruppen benachteiligt wird.

Best Practices für die richtige Moderation von Hybrid-Meetings

Hier sind einige bewährte Strategien, um hybride Meetings erfolgreich zu moderieren und sicherzustellen, dass alle Teilnehmer gleichermaßen einbezogen werden:

Vorbereitung ist der Schlüssel

Bereiten Sie sich gut vor, indem Sie sicherstellen, dass alle technischen Geräte einwandfrei funktionieren. Testen Sie Mikrofone, Kameras und die Internetverbindung im Voraus. Sorgen Sie dafür, dass alle Teilnehmer die Agenda und Zugangsinformationen rechtzeitig erhalten.

Begrüßung und Einführung

Begrüßen Sie alle Teilnehmer persönlich, sowohl im Raum als auch online. Stellen Sie sicher, dass sich jeder vorstellen kann und dass alle wissen, wer anwesend ist. Dies fördert ein Gemeinschaftsgefühl und erleichtert die Kommunikation.

Klare Kommunikationsregeln

Legen Sie klare Regeln für die Kommunikation fest. Erklären Sie, wie sich Teilnehmer melden sollen (z.B. Handheben, Chatfunktion) und wie Fragen gestellt werden können. Dies hilft, Unterbrechungen zu minimieren und den Ablauf zu strukturieren.

Interaktive Elemente einbinden

Verwenden Sie interaktive Tools wie digitale Whiteboards, Umfragen oder Chats, um alle Teilnehmer aktiv einzubeziehen. Planen Sie gezielte Fragen oder Diskussionspunkte ein, um die Beteiligung zu fördern.

Aufmerksamkeitsverteilung

Achten Sie darauf, dass sowohl die im Raum Anwesenden als auch die Online-Teilnehmer gleichermaßen in die Diskussion einbezogen werden. Schauen Sie regelmäßig in die Kamera, um die virtuellen Teilnehmer anzusprechen, und achten Sie darauf, dass sie nicht übersehen werden.

Visuelle und akustische Unterstützung

Sorgen Sie dafür, dass alle physisch und virtuell anwesenden Teilnehmer gut sichtbar und hörbar sind. Verwenden Sie große Bildschirme und hochwertige Lautsprecher, um eine gleichberechtigte Kommunikation zu ermöglichen. Eine technische Lösung mit Speaker-Tracking kann außerdem dafür sorgen, dass Sie oder eine andere Person, die gerade das Wort hat, automatisch fokussiert wird.

Zeitmanagement

Halten Sie sich an die Agenda und achten Sie auf die Zeit. Planen Sie ausreichend Pausen ein, um Ermüdung zu vermeiden, und stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Punkte besprochen werden.

Feedback und Nachbereitung

Holen Sie am Ende des Meetings Feedback von den Teilnehmern ein, um die Moderation kontinuierlich zu verbessern. Versenden Sie nach dem Meeting eine Zusammenfassung und die nächsten Schritte an alle Teilnehmer.