Digitale Arbeitsplätze unter Palmen als Instrument der Mitarbeitergewinnung und -bindung

Digitalisierung und Pandemie haben Remote Work in den letzten Jahren spürbar begünstigt. Viele Unternehmen erkennen außerdem, dass nicht jede Tätigkeit zwingend vor Ort im Büro erledigt werden muss. Und auch der Fachkräftemangel trägt dazu bei, dass nach und nach ein Umdenken hinsichtlich bestehender Arbeitsmodelle erfolgt. Denn flexible Arbeitsorte und -zeiten können für Arbeitgeber bei der Personalsuche das entscheidende Zünglein an der Waage sein.

Workations als Anreiz für die Mitarbeitergewinnung und -bindung sind ein noch relativ neuer New-Work-Trend: Sie ermöglichen vorübergehend das Arbeiten dort, wo andere Urlaub machen und sollen durch inspirierende Umgebungen Kreativität, Produktivität und Ausgeglichenheit der Mitarbeiter fördern.

Workation setzt sich aus den englischen Begriffen Work (Arbeit) und Vacation (Urlaub) zusammen. Gemeint ist damit jedoch nicht, sich während der Arbeitszeit auf Kosten des Arbeitgebers schöne Stunden am Strand oder in den Bergen zu machen oder während des Familienurlaubes ständig arbeiten zu müssen. Bei Workations geht es vielmehr darum, die Arbeit für einen bestimmten Zeitraum in einer Umgebung zu verrichten, die mehr bietet, als den Blick auf dröge Bürowände oder die Couch nach Feierabend. Dahinter steckt der Gedanke, dass die räumliche Verlagerung des Arbeitsplatzes an einen schönen Ort dabei hilft, Stress abzubauen, Inspiration für frische Ideen zu erhalten und neue Energie zu tanken. Auch andere Erlebnisse und Kontakte nach Feierabend sollen bereichernd wirken. Aber wie auch im Home Office oder beispielsweise bei Gleitzeit zählt: Am Ende muss das Ergebnis stimmen und die Leistung erbracht sein.

Gründe für eine Workation

Unternehmen, die ihren Mitarbeitern die Möglichkeit für Workations anbieten und Mitarbeiter, die sich Workations wünschen, tun dies aus verschiedensten Motivationen heraus. Dazu können zum Beispiel gehören:

• Versuch der Auflockerung festgefahrener Gedankengänge und Erlangung anderer Perspektiven durch neue Reize
• Stressabbau und Ausgleich durch besonders entspannte Arbeits- und Freizeitumgebungen
• Stärkeres Networking durch Knüpfen neuer Kontakte außerhalb des gewohnten Arbeitsumfeldes
• Mehr Erfolg bei der Personal- und Nachwuchssuche durch die Schaffung von Anreizen über das Gehalt hinaus u.a. für die Generation Z
• Wertschätzung langjähriger oder besonders motivierter Mitarbeiter
• Teambuilding durch Workations mit mehreren Mitarbeitern

Welche Fragen sollten sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer vor einer Workation stellen?

Wenn sich im Home Office Disziplin und Selbstmanagement bewährt haben, dürfte sich daran bei einer Workation kaum etwas ändern. Denn das Arbeitspensum bleibt letztendlich gleich, nur dass die Arbeit in einer anderen Umgebung mit besonderem Wohlfühl-Faktor erledigt wird.

Wie im Home Office ist aber auch bei einer Workation ein ausgeprägtes Maß an Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erforderlich und es sind weitere Aspekte zu berücksichtigen:

• Welche Kosten entstehen für Arbeitgeber und Arbeitnehmer?
• Welche technischen Voraussetzungen muss der Workation-Arbeitsplatz erfüllen?
• Wie erfolgt die Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten bei einer Zeitverschiebung?
• Welche Arbeitszeiten sollen gelten und wie werden sie festgehalten?
• Was ist bei Steuern, Versicherungen und rechtlichen Bestimmungen zu beachten?

Mögliche Kosten einer Workation ermitteln

Welche Kosten bei einer Workation entstehen, hängt ganz von der Dauer, Planung und Gestaltung ab. Die Arbeit kann zum Beispiel im gebuchten Hotelzimmer mit Blick aufs Meer, im Arbeitszimmer des gemieteten Ferienhauses auf der Alm oder in einem Co-Working Space im malerischen Dörfchen erfolgen. In jedem Fall müssen auch die An- und Abreise sowie auch das technische Arbeitsequipment bezahlt werden. Hinzu kommen - wie auch in der Heimat - Kosten für Verpflegung und Lebensunterhalt. Je nach Land und Ort können diese jedoch höher als in Deutschland ausfallen und wer die Freizeit für Ausgehen, Ausflüge oder Besichtigungen nutzen möchte, braucht auch hierfür das entsprechende Budget. Ist die Teilnahme an bestimmten Business-Events geplant, zum Beispiel für das Knüpfen neuer Geschäftskontakte, können auch dafür Kosten anfallen.

Wer welche Kosten übernimmt, ist nicht vorgeschrieben. Manche Arbeitnehmer organisieren und bezahlen ihre Workation komplett selbst, andere werden finanziell vom Arbeitgeber unterstützt. Wichtig ist in jedem Fall, die Kosten vorher zu kennen und klare Vereinbarungen zu treffen.

Den richtigen Arbeitsplatz für eine Workation finden und einrichten

Damit die Arbeit auch bei einer Workation zuverlässig erledigt werden kann, braucht es die richtige technische Ausstattung. Angestellte, die schon in Deutschland überwiegend remote arbeiten, verfügen in der Regel bereits über ein leistungsfähiges Notebook, so dass diese Anschaffung meist entfällt. Vielmehr ist starkes, stabiles Internet bzw. WLAN das A und O, um auch im Ausland geschäftliche E-Mails zu bearbeiten, an virtuellen Besprechungen teilzunehmen und auf das Firmennetzwerk mit seinen Dokumenten sowie Anwendungen zuzugreifen. Idealerweise lässt man sich Anschlussmöglichkeiten und Geschwindigkeit vorab schriftlich bestätigen. Aber auch Sicherheitsaspekte und Datenschutz spielen beim Internetzugang im Ausland eine wichtige Rolle und sollten vorab geprüft werden.

Hotels, die auf Geschäftsreisende eingerichtet sind, können zudem sicherlich einen Drucker organisieren. In der Ferienwohnung sieht das möglicherweise anders aus und wer unbedingt einen Drucker oder Scanner braucht, sollte sich vor Abreise über Leihmöglichkeiten informieren.

Neben den technischen Komponenten am Arbeitsplatz braucht es auch bei einer Workation einen vernünftigen, ergonomischen Schreibtisch und Stuhl sowie ausreichend Ablagefläche. Wer vom Hotelzimmer aus an Videokonferenzen teilnimmt, sollte - wie sonst auch - an ein professionelles Hintergrundbild denken, damit nicht beispielsweise das ungemachte Bett im Hintergrund zu sehen ist. Das "Bitte nicht stören" Schild an der Tür verhindert außerdem, dass plötzlich die Reinigungskraft durchs Bild huscht.

Steuerliche und rechtliche Aspekte einer Workation berücksichtigen

Temporäre mobile Arbeit innerhalb der EU betrifft unter anderem das Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrecht. Werden Workations in Drittstaaten geplant, muss außerdem das Aufenthaltsrecht geprüft werden. Arbeitsschutz, Betriebsstättenprinzip, Doppelversicherung, Datenschutz - bevor ein Unternehmen seine erste Workation anbietet, sollte es sich umfassend mit den Bestimmungen und Vorschriften dafür beschäftigen und eine Policy dafür entwickeln. Eine Anleitung dazu gibt beispielsweise der Bitkom-Leitfaden "Remote Work aus dem Ausland - Die wichtigsten Rechtsfragen und Best Practices."