Agile Unternehmen profitieren von flexiblen Bürokonzepten. Mit Furniture-as-a-Service lassen sich Arbeitsplätze schnell und unkompliziert an wechselnde Anforderungen anpassen – ohne hohe Investitionen oder feste Bindungen.

"As-a-Service“-Modelle gibt es in immer mehr Bereichen – von Software über Fahrzeuge bis hin zur IT-Ausstattung. Mit Furniture-as-a-Service wird dieser Gedanke nun auch auf Büromöbel übertragen: Unternehmen können flexibel reagieren, nachhaltige Lösungen nutzen und Arbeitsplätze ohne große Anfangsinvestitionen an neue Anforderungen anpassen. Vom Start-up bis zum Großkonzern eröffnen sich dadurch interessante Möglichkeiten, dynamische Projekte und moderne Arbeitsweisen zu unterstützen. Aber wie genau funktioniert dieses Konzept, und welche Vorteile bringt es mit sich?

Was ist Furniture-as-a-Service?

Furniture-as-a-Service (FaaS) ist ein Abo-Modell für Büromöbel, bei dem Unternehmen ihre Arbeitsumgebungen flexibel und bedarfsgerecht gestalten können. Statt Möbel zu kaufen, schließen Firmen ein Abonnement mit einem Anbieter ab, der die benötigte Ausstattung bereitstellt.

Dieses Konzept orientiert sich an anderen „as-a-Service“-Modellen: Die Nutzenden zahlen für den Zugang und die Funktionalität, ohne sich um Wartung, Austausch oder Entsorgung kümmern zu müssen. Ob es sich um ergonomische Schreibtische, Konferenztische mit integrierter Medientechnik oder Lounge-Möbel für informelle Meetings handelt – das Angebot wird individuell auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt.

Neben der Bereitstellung übernimmt der Anbieter häufig auch zusätzliche Leistungen wie Lieferung, Aufbau und regelmäßige Wartung der Möbel. Sollte sich der Bedarf ändern, können Elemente unkompliziert ausgetauscht oder ergänzt werden. Damit wird FaaS besonders für Unternehmen attraktiv, die in Wachstumsphasen oder bei sich ändernden Arbeitsplatzanforderungen flexibel bleiben möchten.

Vorteile von Furniture-as-a-Service

Furniture-as-a-Service bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich, die insbesondere in dynamischen Arbeitsumgebungen einen echten Mehrwert schaffen:

Flexibilität bei der Arbeitsplatzgestaltung

Unternehmen können Arbeitsplätze schnell an veränderte Anforderungen anpassen. Ob mehr Arbeitsplätze für neue Mitarbeitende benötigt werden oder bestehende Büros für hybride Arbeitsmodelle umgestaltet werden sollen – FaaS bietet eine hohe Anpassungsfähigkeit.

Finanzielle Planungssicherheit

Hohe Anschaffungskosten entfallen, da nur regelmäßige Raten gezahlt werden. Unternehmen können ihre Liquidität schonen und gleichzeitig von modernem Mobiliar profitieren.

Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung

FaaS fördert die Wiederverwendung von Möbeln. Anstatt alte Möbel zu entsorgen, werden sie nach Abo-Ende aufgearbeitet und erneut in Umlauf gebracht. Dies reduziert Abfall und den Bedarf an Rohstoffen.

Serviceleistungen inklusive

Anbieter übernehmen oft die Wartung, Lieferung, den Aufbau und sogar den Austausch von Möbeln. Das spart Zeit und entlastet interne Ressourcen.

Moderne Ausstattung auf Abruf

Statt mit veralteten Möbeln zu arbeiten, können Unternehmen immer auf aktuelle Designs und ergonomische Standards zurückgreifen. Dies verbessert nicht nur das Arbeitsklima, sondern auch die Außendarstellung gegenüber Kunden und Geschäftspartnern.

Integration von AV-Technik

Furniture-as-a-Service ist nicht nur auf Schreibtische und Stühle beschränkt – auch die Integration moderner AV-Technologien wird durch dieses Modell unterstützt. Besonders in Büroumgebungen, die auf hybride oder flexible Arbeitskonzepte setzen, ist die Verbindung von Möbeln und Medientechnik äußerst interessant.

Szenario 1: FaaS im Huddle Space

Ein Team aus Marketing und Vertrieb möchte schnell eine neue Produktidee diskutieren. Dank FaaS steht im Huddle Space ein bewegliches Highboard zur Verfügung, das gleich mehrere Funktionen erfüllt: Es dient als optische und akustische Abgrenzung zum Rest des Büros und bietet Platz für Zubehör wie Marker oder Notizmaterial. Gleichzeitig enthält es ein interaktives Display, auf dem Ideen gesammelt, skizziert und direkt mit Kollegen geteilt werden können. Und wenn sich die Anforderungen ändern, können dank des Furniture-as-a-Service-Vertrages einfach andere Möbel und Technik angeschafft werden.

Szenario 2: Flexibler Besprechungsraum mit FaaS

Ein mittelständisches Unternehmen modernisiert seine Besprechungsräume, um auch hybride Meetings abhalten zu können. Über Furniture-as-a-Service wird der Raum mit einem eleganten Konferenztisch ausgestattet, der über versenkbare Tischmonitore verfügt. Diese lassen sich bei Bedarf ausfahren und erlauben den Teilnehmenden individuelle Ansichten von Präsentationen oder Dokumenten.

An der Wand ergänzt ein großformatiges Präsentationsdisplay mit Videokonferenzsystem die Ausstattung. Anwesende vor Ort können mittels drahtlosen Präsentationssystemen, die ebenfalls per FaaS angeschafft wurden, die Inhalte ihrer Laptops einfach dorthin übertragen. Sollte der Raum zukünftig anders genutzt werden, können sowohl die Möbel als auch die Medientechnik flexibel ausgetauscht oder ergänzt werden.

Szenario 3: Flexible Lounge für informelle Meetings mit FaaS

In einem Großraumbüro entsteht eine Lounge, die für informelle Besprechungen und kreative Pausen genutzt werden soll. Über Furniture-as-a-Service wird diese Zone mit bequemen Sofas, Couchtischen, einer kleinen Tribüne und Akustik-Sesseln ausgestattet. In Letztere können sich Mitarbeitende für konzentriertes Arbeiten oder einfach mal zum Abschalten zurückzuziehen.

Die gesamte Möblierung ist flexibel gehalten und kann je nach Bedarf umgestellt oder ergänzt werden – beispielsweise für Teambesprechungen oder Workshops. Mit FaaS bleibt die Lounge anpassungsfähig und kann bei veränderten Anforderungen unkompliziert neu ausgestattet werden.

Schritt-für-Schritt-Planung von Furniture-as-a-Service

Die erfolgreiche Einführung von Furniture-as-a-Service erfordert eine strukturierte Herangehensweise damit die gewählte Lösung den Anforderungen des Unternehmens entspricht. Die folgenden Schritte helfen dabei, das Konzept gezielt zu implementieren:

1. Bedarfsermittlung und Zieldefinition

Zu Beginn sollten die genauen Anforderungen an die Büromöbel und Arbeitsbereiche analysiert werden:

• Welche Räume sollen ausgestattet werden?
• Welche Arbeitsweisen (z. B. hybride Meetings, Huddle Spaces) sollen unterstützt werden?
• Gibt es spezielle Anforderungen, wie ergonomische Möbel oder integrierte Technik?

2. Anbieterrecherche und Vergleich

Es lohnt sich, verschiedene Anbieter zu prüfen. Einige bieten “Furniture-as-a-Service”, andere IT-as-a-Service“, und wieder andere “Everything-as-a-Service” (XaaS). Auf jeden Fall sollten folgende Kriterien berücksichtigt werden:

• Flexibilität der Abonnements (z. B. Laufzeiten, Erweiterungsmöglichkeiten)
• Umfang des Serviceangebots (z. B. Konzeption, Lieferung, Aufbau, Schulung, Wartung)
• Optionen zur Integration von AV-Technik

Tipp: Anbieter mit Erfahrung in der Kombination von Möbeln und Medientechnik können Komplettlösungen liefern, die nahtlos zusammenarbeiten.

3. Raumplanung und Designentwicklung

Nach Auswahl des Anbieters wird ein Konzept für die Gestaltung der Arbeitsräume erstellt. Dabei kommt es unter anderem auf folgende Aspekte an:

• Ergonomische und ästhetische Anforderungen
• Technische Ausstattung (z. B. Präsentationsdisplays, drahtlose Systeme)
• Nachhaltigkeit und Wiederverwendbarkeit der Möbel

4. Testphase und Feedback

Bevor das FaaS-Modell vollständig umgesetzt wird, empfiehlt sich eine Testphase in ausgewählten Bereichen. So können Mitarbeitende die Lösungen ausprobieren und Feedback geben, um Optimierungen vorzunehmen.

5. Implementierung und fortlaufende Anpassung

Nach erfolgreicher Testphase wird FaaS in allen geplanten Bereichen eingeführt. Durch die flexible Natur des Abo-Modells können Möbel und Technik bei Bedarf erweitert oder ausgetauscht werden, um den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden. Steigt zum Beispiel die Zahl der Mitarbeitenden, können zusätzliche Arbeitsplätze schnell und ohne hohe Investitionen eingerichtet werden.

Furniture-as-a-Service als flexibles Zukunftsmodell

Durch Furniture-as-a-Service erhalten Unternehmen eine moderne Alternative zum klassischen Möbelkauf. Durch flexible Abos und die Möglichkeit, Möbel und AV-Technik genau an die Anforderungen anzupassen, unterstützt das Modell nicht nur dynamische Arbeitskonzepte, sondern fördert auch Nachhaltigkeit und Ressourcenschonung.

Unternehmen, die auf FaaS setzen, profitieren von einer zukunftssicheren Lösung, die es ihnen erlaubt, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihren Mitarbeitenden gleichzeitig ein optimales Arbeitsumfeld zu bieten.
Furniture-as-a-Service ist nicht nur eine smarte Antwort auf die Anforderungen moderner Arbeitswelten, sondern auch ein Schritt in Richtung einer nachhaltigeren und flexibleren Wirtschaft.