Mit der passenden Digital Signage Software erstellen Anwender digitale Botschaften und bestimmen und steuern, wann, wo und wie diese auf den vernetzten Displays ausgespielt werden. Sie ist damit die Schnittstelle zwischen Content und IT-Infrastruktur. Die Wahl der richtigen Digital Signage Software hängt dabei von verschiedenen Faktoren ab wie zum Beispiel von: dem Einsatzzweck, der Anzahl der vernetzten Displays, dem Know-how des Anwenders, der Komplexität der Inhalte, den Kosten u.v.m.
Nutzer ohne Fachkenntnisse bevorzugen in der Regel eine Digital Signage Software, die mit wenigen Klicks einfache Inhalte ausspielt. Bei komplexeren Einsatzgebieten wie digitale Begrüßung, interne Kommunikation, Raummanagement oder elektronische Türbeschilderung muss die Digital Signage Software beispielsweise an einen Kalender oder andere Datenbanken angeschlossen sein. Verstärkt wird Digital Signage auch im Handel eingesetzt, so dass ein Enterprise Resource Planning System angebunden werden sollte, um beispielsweise Produktdetails und -preise mit ausspielen zu können. Auch für die Darstellung, Bearbeitung und Ausspielung digitaler Speisekarten, von Werbekampagnen etc. gibt es spezifische Digital Signage Software, die konkret auf die gewünschten Einsatzgebiete und anzubindenden Zusatzsysteme wie Abrechnung, CMS u.v.m. zugeschnitten sind.
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